世界運行的原則都是相通的 (上)

世界運行的原則都是相通的 (上)

這篇是2008年九月上旬參加數位內容學院一場課程後的心得分享,談的是動畫產業製作人對於案子管理與國際合作的看法。 雖然我部落格的讀者恐怕不像我們集團裡頭的成員多是做電影、動畫、遊戲等創意開發的工作,但其實不分產業、專案管理的概念是相通的,所以我還是把這篇貼上來分享給大家。 也建議大家可以稍微看看。


上周五去數位內容學院聽了半場動畫國際合作與資金管理的經驗談。 主講人Aaron Parry 是一知名的美國資深製片,從數位內容學院提供的資料來看,他有超過十年以上的動畫經驗,參與過如海綿寶寶、 Scooby Doo、Iron Giant等動畫,並與派拉蒙、Nickelodeon、華納、迪士尼等公司有長期合作的經驗,所以聽他以一個動畫界的前輩來談國際合作的專案管理真的非常寶貴。

而更特別的部分是,透過他的分享讓我再一次確認,其實不管是甚麼產業的管理,其中的「關鍵因素」還真的都是相通的。 一些我原本以為在創意產業似乎沒有很被重視的東西,在他的分享中發現其實在國際合作上也是很重要的 (如時程及合約責任的舉證等)。 而一些他在課程中很自傲提到的管理流程(如Pipeline的規劃、Pipeline的監控、工時收集等),其實跟一般專案管理強調的概念是類似的;雖然我們所用的方法或工具未必與他一樣,但目的卻是一致。

其中一個還滿值得跟大家分享的是這部分:
他開場沒多久放了張投影片,在裡面談到做為一個Producer(製片) (電影業中的專案經理)所應該擔負的工作有這些:
- Create Budget (規畫製作預算)
- Create Schedule (規畫製作時程)
- Manage Production (管理製程)
- Support Director (支援導演)
- Communicate with the Studio Executive (與發行商的高層溝通)
- Deal with Marketing need for Project (處理市場行銷需求)

這部分看起來,動畫的Producer確實跟任何產業專案經理的工作差距並不大。 在非電影專案中除了沒有導演這角色以外,專案經理在理論上定義的工作確實也就是上面這些。

不過他很奸詐地又翻到了下一頁,邊笑著邊說:「剛剛那頁是理論上一個製片該負責的工作。 可是實務上,製片恐怕要花更多時間在下面這些事情上喔。」說著說著他放出投影片寫著:

- Teach everyone how to make movies (教大家如何製作電影)
- Be a Lawyer (扮演律師的角色)
- Be a Counselor (扮演輔導者)
- Be a Politician (扮演政客、玩玩小政治遊戲)
- Protect the film from the marketing (從市場面保護案子)
- Defend the Project from Studio and Director (與發行商或導演抗衡以保護案子)
- Make copies and get coffee (幫忙影印與準備咖啡)

 

看著覺得很好玩。

很好玩不是因為他的幽默,而是因為這些東西其實跟我在其他產業所認知專案經理的工作是不謀而合的。 也很高興地發現原來電影/動畫產業與外面世界的案子其實並沒甚麼不同;除了做的東西在技術上有所差異,但管理上會面對的問題、作為一個案子負責人所該注意的事情其實是絲毫沒有不同的。

而且,從他上面列的東西來看,立刻可以看出他的豐富經驗。 一個沒有經驗的專案負責人,會以為專案的順利就是那些學理上的管理程序。 但我自己的經驗顯示「扮演律師」、「扮演輔導者」、「以及玩玩小政治遊戲」恐怕是專案經理除了「溝通協調」以外佔最多時間的東西,剩下的時間則才是規劃與監控專案(這也是為何前期規劃很重要,因為開案後你往往沒太多時間去調整一個bad plan。 所以Bad Plan往往會越來越糟糕…)。

但甚麼是扮演律師呢? 在於專案通常都會涉及對外單位,簡單的是下包商、複雜的則是業主(客戶)或是其他平行包。 而你要怎麼保護自己的專案? 靠的往往是可追蹤的排程(包含S-curve)以及事前妥當地在合約中講定彼此的權利義務。 要是專案負責人對此沒經驗,合約一議定之後,萬一簽的權利義務不平等、或是很多東西沒在合約中寫到,那整個專案過程幾乎自己就都是挨打的份了。 這時候專案若還想要成功,也真的只能仰賴上帝保佑了。

合約不管內容是好是壞,專案經理在案子中都要花時間小心運用合約及法律條款保護自己。 得熟悉合約內容、要想辦法跟其他方協調並爭取權益。 在客戶或是對方造成專案妨礙時(如延遲交付重要的文件),據理爭取自己專案更多的運作空間甚至要求交期延長。 換句話說,專案經理必須站在對外的有利位置保護團隊。 熟悉合約的權利義務、了解民法、勞基法、商業法規、進出口法規、銀行程序、甚至跨公司或國際合作的慣例與習慣,並藉此把可能造成專案阻礙的東西、都透過合約條款、遊戲規則、制度、反覆地提文核可來擋在門外。 這事情如果專案經理做不好,那不管專案人員的技術再高、能力再強,最後成員必然會被「程序問題」、「文件」、還有「合約要求」給佔去大量時間、甚至最後整個專案被搞死都有可能。

甚麼是扮演輔導者? 管理上除了合約或是時程這些硬的技術以外,人的處理更是關鍵技能。 專案的特色就是人投入不少、而且常常是彼此從來沒合作過的團隊要在有限的時間與成本下完成工作。 在這樣的情況下,必然會有一堆磨合、衝突、吵架等事情發生。 那一個稱職的專案負責人就得想辦法提早發現、甚至主動去解決這些紛爭,以確保大家其實是把關注力放在專案的完成上,而不被情緒性的東西霸佔著、甚至最後流於意氣之爭。

此外,人員也可能碰到各式各樣私人的情緒問題。 可能成員有人跟女朋友吵架了、夫妻失和了、跟小孩鬧不愉快、自我迷失了、或在思考長期的職場規劃、甚至覺得同事不喜歡自己等。 這些煩惱與情緒的不愉快都可能影響到工作表現甚至與其他人合作的互動;畢竟有時候人自己生悶氣會走不出來,甚至還會因為自己的心情不好與別人產生衝突。 這時候專案經理就得去陪他聊聊、安撫安撫成員、或是提供一些具體的方法來開導他。 甚至如果成效不彰時,可能還得調整調整他的工作Loading,避免這暫時的情緒問題影響到整個專案。 所以專案經理還得擔負起關注大家「心理健康」的角色。 畢竟如果輔導的角色扮演不好,輕者是團隊成員間紛爭不斷,重者甚至流動率提高。 而這些最後都會變成進度延遲或是品質低落的原因。

那甚麼是玩玩政治遊戲呢? 做專案其實不是單單把技術面顧好就好的喔! 只要待過一兩個案子,你就會發現技術力根本不是決定案子成敗的關鍵。 有時候技術普通的團隊、是能透過高明的合約能力或是管理能力讓案子賺錢(畢竟重點是滿足客戶需求而非超過客戶需求);反之,技術高明的團隊卻絕對會因為合約能力及管理能力的差勁而讓公司賠錢。 但政治上的互動以及一些政治行為的宣示,卻也不是要專案經理去和稀泥或是去參與做些政治鬥爭的事情。 政治鬥爭會佔去很多的工作時間,而且對專案並沒幫助、對你在職場生涯的長期發展也未必有利。

那甚麼是這裡提到的政治活動呢?

這裡指的其實是妥協的藝術。 案子中必然會有各類不同的Stakeholder(利害關係人),這些人對案子都有不同的影響力、期待、甚至認知。 有時候,案子的成與敗甚至可能造成這些人實質上利益的獲取、遺失、或是轉移(如升官或是倒台)。 也因此大家的要求都未必一樣,比方說,客戶希望符合合約甚至佔點小便宜;老闆可能希望盡量便宜;但技術人員可能只想嘗試最棒最新的技術而完全不計成本。 也因為大家想要的東西都不同,專案負責人就得周旋於不同的利害關係人之間,透過交換、協調等手法來撫平這些利害關係人不同的期待與需要。 如果這沒辦法做好,那不被滿足的利害關係人搞不好就會動用自己的影響力,甚至會把手伸進案子裡頭來做直接的干涉。 甚至他要是影響力夠大的話(如老闆),整個把案子停掉都有可能。 所以專案負責人必須要有足夠的警覺性,要周旋於不同的需求之間,並透過各類方法來保護自己的案子。

所以雖然乍看起來這些東西好像有點不可思議,但是實務上卻是所有專案負責人都會碰到且需要熟悉的工作。 若只是把硬東西顧好了,軟性的特質沒能掌握時,案子還是很可能碰壁的。

(待續)

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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6 則讀友回應

  1. Hollywood 2009-06-06 22:51:00 第 6 則

    好像突然從冷漠無情的專案世界
    跳到創意無限的好來塢工坊
    格主的公司好像很有趣
    充滿了創作的樂趣
    真是令人羨慕!
    從高鐵的土木工程師跳到電影動畫的產業承包顧問
    真的是很大的leap;)

    • Joe Chang 2009-06-07 02:24:22

      其實也沒有太突兀啦,因為說到底管理的核心原則其實任何地方需求的都是相同的...

  2. pei 2008-12-11 20:43:56 第 5 則

    感謝黃帝帝的詳解,只是Waterfall在這領域術語就叫瀑布嗎?那Agile中文是什呢?

    • Joe Chang 2008-12-12 13:52:22

      中文似乎一般翻譯成"敏捷式開發法"

  3. 黃弟弟 2008-12-10 08:07:14 第 4 則

    喜歡多嘴
    waterfall 是瀑布, 顧名思義只下不上.. 在軟體開發的歷史上, waterfall 可以說是最早被使用的一套 軟體開發管理 守則.. 從 requirement, specification, 設計, 寫程式, 測試, deploy, maintenance, 按部就班, 一步一步來.

    Requirement 拿到之後才開始整理 specification. specification 整理完成之後才開始進行設計, 如此類推. 整個流程結束之後, 再從頭開始. 可想而知, 這樣的進行方式, 如果在中途有東西弄錯了, 後面的項目全毀. 但是, 在現今 requirement 更改的速度比 開發的速度還要快的環境中, 有彈性的在每一個環節進行不同的更改是需要的, 於是很多不同的 軟體開發的管理方式 有如飯後螞蟻般的冒出, 其中一項, 就是所謂的 Agile.

    Agile 簡單來說, 就是把 waterfall 上述提到的各個項目 一小塊一小塊的 同時, 並且多樣進行.

    假設整個軟體的開發專案, 就是把所有洛杉磯的非法移民 全部遣送回國. Waterfall 的過程就是, 先定義怎樣算是非法移民的每一種可能性, 全部寫成條款後一次立法, 設計出一套有效過濾非法移民的特別專案(暫時稱之為Longhorn專案), 一次大手筆進行掃非法移民的行動, 全部送到移民局驗明證身, 然後一次送到機場, 一次全部遣送回國... 可想而知, 這樣做, 大概五十年都完成不了.

    Agile 就是, 每當我們定義了一個算是非法移民的可能性, 就送去立法, 然後按照那個可能性設計出一個可以有效過濾的專案, 只要依據新的法律找到了這樣的人, 就送去移民局驗明正身, 直接送到機場, 馬上遣送回國... 如此, 可以 1. 同時進行不同的環節 以及 2. 相同環節當中的多樣進行..

    1. 同時進行不同環節: 定義D, 立法C, 設計B的專案, 遣送A非法移民的人回國
    2. 同環節多樣進行: 同時偵查1機要費案2南港展覽館案3龍潭購地案4洗錢案

    只是 Agile 有很大的難度, 最明顯的, 就是容易盯著一棵樹, 而看不到整片森林..

    小小的多嘴.. 請板主別介意 

    • Joe Chang 2008-12-12 13:51:41

      Agile的關鍵精神我倒覺得並不在 1. 同時進行不同的環節 以及 2. 相同環節當中的多樣進行..
      而在於"收斂需求"
      只是要做到這點,團隊的能力還有配合度必須很強才行...

  4. 2008-12-09 14:09:23 第 3 則

    真是有趣的演講,我老爸以前是電影導演,我老弟現在搞動畫,我自己是做專案管理顧問,一直對電影這樣的複雜的專案躍躍欲試!可惜無緣聽到這場演講。
    這裡想補充一點,我感覺"導演"很接近一般專案裡的Technical Lead,這是我在美國這邊的觀察,這裡大型專案的PM主要重心似乎是對外溝通與調動資源。而直接領導團隊,完成最終成品的就是這個Technical Lead。TL通常是特定領域的能人,對某種專案特別有把握,但厲害的PM則是被派去各種不同的專案,尤其是當救火隊~

    • Joe Chang 2008-12-09 21:50:52

      倒覺得導演不完全是Technical Leader
      因為導演很可能完全不具備案子中技術的能力
      他只是會講故事、知道怎麼把一個故事說的生動有趣,但是技術面(如電影中實際的爆破、或是動畫中3D的繪製技術)很可能完全不具備。


      雖然實務上,大部分的導演多少還是會具備一些技術面的東西。
      但我覺得一個導演就算都不會,只要具備講故事的才能,在一個完善的團隊下,應該也是沒問題的。
      就像我也覺得一個PM就算不具備技術面的東西,也不表示不能協助管理Schedule或是Cost...


       

  5. pei 2008-12-08 22:57:22 第 2 則

    嗚...可以換ㄇ?
    因我看不懂WATERFALL和AGILE耶!那在分鏡還沒出來之前,也會知道分鏡大概所需的預算ㄇ?

    • Joe Chang 2008-12-09 21:45:08

      那是軟體專案的開發方式,但現在很難細講,就先這樣吧 :P (一整個不負責任)


      分鏡你可以想像是漫畫
      就是把劇本畫成類似漫畫的形式,讓參與者知道故事將如何被表達。
      所以若單就分鏡這件事情而言,往往就是人時而已
      人時乘上參與者的Hour rate...也是可以算個概估的 (如果這是你問題的意思的話)