PMP讀書心得分享 (一/五) 準備讀書計畫

這最早是我2006年在新領域上PMP課程期間分享給同學的考試心得。 涵蓋了當年我自己考試時的做法與心路歷程。 這幾篇文章後來陸續因應新版考試做了調整。 全文總共有五篇,接下來幾天陸續貼上。
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【第一篇是關於讀書計畫的準備方式】

 

從我個人的經驗來看,第一步也是最有效率的一步就是「自己準備一個讀書計畫出來」。千萬別小看這一個步驟,能否順利的在時限內完成所有重要閱讀,跟一開始是否有個好的讀書計畫其實關聯甚大。 因為若缺乏這樣的計畫時,要不到了後期才發現唸的沒有系統難以吸收,要不就是到了最後才驚覺還有很多要讀,但時間已經不夠了。

甚至我建議,要是可以的話,應該試著把整個讀書規劃當成一個專案來做。最起碼做到 Planning、Executing、Controlling 這幾個流程。 其實只要你有真的這樣做一次,PMBOK的很多東西就不難懂了。因為若能做這樣的規劃最少可以涵蓋到 : Integration、Scope、Time、Risk,加上部分的 Cost、Human Resource、Communication等領域。 換言之,九大知識領域除了採購跟品質以外都能觸摸到一些。畢竟坦白說,大部分人會覺得這考困難的其中一個問題在於PMBOK裡頭的作法幾乎的人都從沒這樣玩過。

就算不打算涵蓋這麼全面,最少也該試著從WBS開始切細,把範疇跟時間管理好。(如下圖,一個簡單的WBS範例)
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把主要的讀書階段列出,然後建立每一階段中的作業項目、連結這些作業、排程計算、並建立時程的基線,把整個讀書計畫的Scope以及Schedule Baseline做出來。

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(上圖,作業清單片段) (當時是讀完第一遍後才想到該做規劃、所以一開始是從第二遍閱讀開始)

建立時程規畫是最基本的動作,因為這能讓自己了解到底我準備讀、練習哪些東西。而在我目前有限的時間下,這些想要讀的東西是否有可能讀的完? 如果讀不完,那我該做哪些調整,哪些是最重要的、哪些是次重要的? 這在計劃階段全都應該辨識出來,以避免讀到中期或是後期才發現都只唸了些次重要的東西,而真正該唸的卻沒時間唸了。

這樣做的另一個好處在於會有Baseline的壓力。 我其實本來也沒規劃這麼詳細,一開始也純粹是為了好玩而建的。 但後來發現,當能有整個時程規劃出來後,且定期更新時,偏離Baseline的差異其實就是對自己最直接的提醒。

(下圖,作業的邏輯關係)
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在離考試時間還很長時,我們很可能會覺得 :「有什麼好急的,反正還有XX多的時間」(所謂學生症候群);「今天先休息,等到明天、下禮拜看不就好了」。

但是當有規劃時,一切會變的很清楚。 因為若我們手上有這麼多事情該做,有這麼多章節要讀,他們又存在這樣的閱讀順序,而我們未來的時間又只有這些時段有空閒時。我們到底要花多少時間才能讀完全部的東西就變的一目瞭然。 而我們目前的作息時間,是否真能應付這麼多該做的事情? 畢竟我們想像出來的大把時間,可能真是想像。一但落後一兩個章節後,實際進度跟Baseline的偏移,可以很清楚的提醒我們這樣的落後到底可能造成我們整個流程多大的推延。

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(由上圖可看到PM20這作業我的實際閱讀時間超過Baseline,而在CPM的計算下,後續作業將會受此作業的延遲而往後推延。 因此,這作業的延遲到底造成整個時程規劃多大的延誤將馬上可以看出來。也可以針對此問題立刻規劃矯正行動。)

  

尤其要是更進一步加上讀書計畫的Resource Loading後, 透過EVM的概念,我們落後與否更是無所遁形。這就真的會給我們自己帶來緊張感~!!

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(上圖 以人力投入小時及EVM的角度來看自己的讀書進度)

所以,若我們有類似這樣一個讀書計畫後,當實際開始讀書時因為我們可以看到進度、察覺變異、了解變異的影響,也就比較好控制進度跟調整規劃。因為若完全沒有規劃時,我們很可能要到最後兩個禮拜,才會體驗到還有很多東西該讀沒讀;往往前面要不是進度太慢,要不是讀的東西好像都幫助不大。 時間利用將非常沒有效率,且到最後時段才想要調整,要追趕也已經來不及了,早錯過調整的黃金時段。

但要是手上有規劃時,定期檢視就很有幫助了,因為我們能從制高點來評估整個狀況。延遲發生的初期就可以立刻知道這樣的延遲會有多嚴重的後果。 若可能造成整個專案計畫超過自己的考試時間時,Corrective Action 也就能迅速評估並執行了。 所以到底該Crashing? 還是Fast-tracking? 或是索性拿掉一兩個原來規劃要讀的東西? 甚至要是進度充裕,還可以多增加一兩項閱讀的項目不是? 但總而言之,問題若能越早發現、越早處理對自己越有利的。 這樣的方式才能最有效的利用時間,並最能獲取充裕的時間來完整涵蓋所有該讀的部份。

所以,千萬別覺得草率的省略「製作讀書計畫」這一步驟。 因為這步驟的好壞將很可能影響接下來整個讀書進度的順利與否。 在好好規劃下,時間將可能更有效的運用,一些不必要的時間浪費也可以省下來。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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