學習專案管理

做專案猶如身陷移動迷宮,「凝聚團隊」是唯一出路

在職場與專管的世界中,通常沒有什麼是絕對的,即使學理上告訴我們專案就是一定時間、範圍內有特定目標的工作,但實務上往往充滿變數,就像移動迷宮一般,變幻莫測。  電影移動迷宮中,人們被放在被稱之為迷宮幽地的荒野之地進行實驗,四周被高聳的牆面包圍,牆的那一側是每天有固定時間變化的迷宮陣,我們將這些可憐的實驗對象當成專案成員,那麼專案的目標便是逃離迷宮重回自己的人生。面對終日變動的迷宮,好比隨著內外環境不斷更動範疇的專案,每調整一次,就產生更多的風險,人們不知道鬼火獸(專案風險)藏身何處,心中不免冒出更多恐懼。

你心目中,最好的管理是甚麼?

  「Jimmy,你覺得管理是什麼?」,你冷不防的問了我這個問題。 「你這問題很大,我不確定怎麼回答你,不如你先告訴我你為什麼問這個問題吧。」 「我在某間大工廠擔任廠長,為了要管理好生產線的員工,要他們把品質做好,把產量做足,所以我制定了很多的規範,為了避免因分心而做出瑕疵品,所以我要求他們上工的時候不能跟其他人說話,如果說話要罰錢;為了有穩定的產出量,我也嚴格的要求每個員工的時間,上廁所、休息的時間一天不能超過半小時,因為他們一天上班八個小時,如果站在生產線上的時間不足七個半小時,當天的產量就會不足夠。」

所謂流程管理,跟爸媽請「巧虎」教小孩是一樣的

通常聽到「流程」這兩個字,你會聯想起什麼?我會想起「灰色的鐵櫃子」!因為以前任職的公司需要通過ISO認證,在品保部的懇切要求下,我們生產出一堆流程圖、表單,忙得不可開交。最後終於評鑑過了,辦公室常見的「灰色鐵櫃」就成了這些流程文件的最終去處,聽到鐵櫃砰的一聲被關上,就彷彿看到吸血鬼的棺材被蓋起來一樣,大家都鬆了一口氣,愉快地回歸平日的「正常生活」。

交通誤點能給PM們的啟發

之前有段時間,因為捷運板南線還沒開通,所以我每天都搭台鐵從板橋搭火車到南港去上班。 雖然現在的狀況我已經有點不太清楚了,不過在那年代火車的準點率是很有提升的空間,每個禮拜總有幾天會碰到電車延遲到站。 隨著搭乘時間久了,慢慢發現台鐵的資訊看板似乎有個小模式。 車子到底會Delay多久的資訊,很少是很早就顯示在班次表上。 通常都是車子該到的前十分鐘內,才會突然顯示這班車會延遲五分鐘。 五分鐘不多嘛,所以看到這訊息時自己都會想「沒關係,才五分鐘,那就等一下吧。」

客戶「又要馬兒好,又要馬兒不吃草」,PM該如何面對?

有位PM問我說:老師在課堂上提到專案金三角(範疇、時間、成本、品質)的概念,任何一項都會與其他項目聯動。但我的專案每次發生變動時,我詢問客戶:成本、品質哪個可以犧牲?得到的答案都是:全部都不能犧牲。這根本是不可能的嘛!我該怎麼辦呢? 首先,這是個專案執行上很常見的問題,但我認為問題的解決之道卻不在專案管理,而偏向溝通方法與心理學。

運用「系統思考」 打造專案管理活學活用能力

談論這個主題之前,我們先請各位嘗試著想一想 有汽車駕照是否就代表很會開車嗎? 有學歷文憑是否就代表其專業工作能力很好嗎? 同樣地,有專案管理證照就代表很會做專案嗎? 那究竟要到達專案管理活學活用的境界,除了擁有專案管理證照與不斷實際演練專案管理知識之外,還有什麼其它重要的因素呢? 系統思考便是其中一個"非視不可"的關鍵因素!

菜鳥PM懶人包

很多即將出社會就職的朋友寫信來問我們,該怎麼踏入PM這條路?今天就趁此機會來集結一下我和Joe過往在部落格中寫過的相關文章,談談成為PM前,你應該具備的基本概念。

對於專案變更你所該知道的基本知識

達爾文曾經說過這麼一段話:「It is not the strongest of the species that survives, or the most intelligent, but the one most responsive to change.」 翻譯成中文意思是說:「能長期存活的生物它們未必最強壯、它們也未必最聰明,但它們肯定最有能力面對變動。」 在專案的世界中也是如此。 企劃能力最佳、技術力最強、資金最雄厚的團隊都可能失敗。 因為專案成功的要素不在「個別能力」的強弱,而在於團隊有沒有辦法透過管理機制「整合」以便「

承攬統包工程的問題剖析-續篇

延續前一篇。 承攬統包工程的公司都是先在計畫上賺取利潤,後在現場守住利潤,要達成此目標就必須套用下列成功方程式 【完善規劃+有效控制=人員+流程+工具】。 專案必須依靠「人」來執行,在我的過往經驗中、統包工程專案成功與否的首要條件在於「對的人放在對的位置」,尤其是專案經理更為重要(通常是在合約簽訂之後由公司正式任命),因為他必須承襲公司政策。 PM主導專案、猶如船之舵左右專案行進方向,因此素質、能力、經驗、忠誠度將成為公司評估的主要條件。此外一線負責人例如控制主任、設計主任、採購主任、施工主任、試車主任等是支撐專案運作的主幹,以其專業

PM的牛肉在哪裡?再談WBS

工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS)是許多專案管理初學者第一個碰上的專有名詞。你知道有MBA學位的人和沒有MBA學位的人最大區別在哪嗎?有種說法是,前者擅長在對話中饒管理名詞,而且一定要有英文縮寫,類似這樣: MBA一號:「你知道今天我Boss有多Evil?他在Board Meeting因為KPI的Issue和CFO互相finger pointing,最後竟然Blame on me,這明明就是RD Head和QC Team間的communication有Gap嘛!這些人真是Crazy,WTF!」

承攬統包工程的問題剖析

Joe的引言 : 這篇是我們的資深工程顧問魏佑銘先生,在我們力邀之下開始寫的系列文章,將專注於探討工程與營造業在專案控制上的問題。 魏顧問在這產業做專案控制超過20年的時間,從工程專案的規劃、組織、合約、成控、進度監管、甲乙方的攻防都有充分經驗。 這系列文章雖然會較深,但肯定會讓大家有些不一樣的收穫。 就算是非工程領域的朋友,應該也能從中獲得某些參考才是。 ---- 統包工程之「統包」一詞源自國外工程「Turn-key」承攬制度,其含意即由承攬廠商承擔進行工程之設計、採購、興建安裝、測試工作,直到移交驗收。

透過25個問題檢查你的利害關係人

這篇文章是 Christian Palmhede三月初發表的文章,原文叫做25 Questions that Pinpoint Your Stakeholders。 我覺得這對於新手PM來說應該很有幫助,所以花了些時間翻譯並貼在此。 想看原文的,網址在文章最後。 ---- 你想知道如何增加你專案的成功率嗎? 一個重要的關鍵,就是要了解你的利害關係人(Stakeholders)。 在這篇文章中,我將分享25個問題讓你能不再因為「未預期」的利害關係人而困擾。 畢竟,利害關係人是我們存在的理由:他們是我們做這些事情的原因;他們是我們以

Joe的推理挑戰 – 密室竊盜案

侍者上著咖啡的同時,我環顧著店內的裝潢,也好奇他要跟我談甚麼。 只見他有條不紊地從隨身的公事包中拿出一份文件。 文件原本是折成四折的,攤開來後發現是張A1尺寸,用彩色印表機輸出在紙上的甘特圖。 (按圖可放大) 他一面把紙攤在桌上,一面問我:「這份圖中,你有沒有看出甚麼不對勁來?」 我把紙轉到我這面,細細地看了一遍。 看起來似乎是個專案的Schedule,而且可能是個甚麼化學專案或是活動專案? 但看來是個我完全不熟悉的行業,所以就內容而言還真看不出有甚麼不對勁之處。 我對他搖搖頭,問道:『你要不要給我點提示? 你到底想問甚麼?』 坐在對

篩選成案與Project Governance (上) 五大選案錯誤問題

十二月初我曾經轉貼過一篇關於「如何篩選案子的文章」- 如何做年度專案的選擇? 在那篇文章的導讀中,我提到我將會也寫一篇關於我對此議題的看法。 這幾天終於把這寫出來了。 雖然「篩選案子」這議題對很多人可能有些遙遠,但我覺得這其實是個很重要的知識。 就算你今天還沒有機會主導公司的政策,但心裡有個底,對於長期自我發展是很有幫助的。 而且若你能搞懂這議題,你也會能理解,其實很多時候專案最後的無力感並非因為你(一個PM)所造成的,有時候其實是非戰之罪。 換言之,看看這篇文章,或許能讓你對很多專案中碰到的問題較能釋懷。

優秀經理人做的十件事情

之前在FB的粉絲頁上,我有轉貼一篇英文文章叫10 Things Great Managers Do (by J.D. Meier)。這十點剛好跟我心裡中一個好經理人該有的十個特質完全相符,甚至連順序都一致。 雖然有人覺得可能有些打高空,甚至我自己很多點都還做不好。 但我覺得,版上的讀者很多人都是致力想將來成為一個好的經理人或經營者。 除了一些硬技巧的培養外,軟技巧的同時提升是不可或缺的。 而且,就算我們尚有一些能力不足,但知道甚麼是更好的模型,總是對自己有幫助的。 所以,我特別花了些時間把這篇文章翻譯成中文,服務一下英文不好的讀者。 有些地