專案經理需求的特質 (下)

專案經理需求的特質 (下)

上次終於把我認為做為一個專案負責人「一定要有的」五項特質寫完了,這次則將接續「最好要有的特質」說明下去。 那一樣,為了讓大家閱讀順利,剩下的七項要點再一次列出如下:

Required Quality


第二部分,專案負責人「最好要有的特質」

所謂「最好要有的特質」指的是說:如果一個人馬上要進入專案並做為該專案領導者的話,那這邊列的四項特質就最好要備齊。 雖然沒有也是可以做,但相對就會比較辛苦了!

 

 

- 管理知識 -

 

 

當一個人具備了「一定要有的特質」下,表示此人有正確的思維邏輯及處事態度可以從複雜的環境中思索並做出對的決定。 但要讓專案順利,除了做對事情以外,下一步則要「有效率」的做這些事情。 講的簡單一點,就是要思索如何「事半功倍」,讓投入能獲得最有效的產出。

 

而這些部分,通常是可以透過各方面管理知識來做補強。

這裡所談的「管理知識」,並不限於專案管理單一領域。 因為當專案的尺度變的很大時(如建造太空梭、或是當案子大到需要很多不同公司合作時),專案負責人除了基本的排程與成本,多還涉及人的問題、發包的問題、或是組織影響的問題。可能同時要管理的人員超過千人、涉及的金額上億、管理的材料、文件、設備數以千計。

也因此,除了專案管理的知識(如排程、成本控制、跟催)以外,也應該學習一般的管理知識(如組織行為、管理決策)、市場行銷、財務會計、合約管理、人力資源管理等領域。 這樣就可以透過他人的經驗與學理證實過的手法來改善自己專案、並提升各事務的效率。

那如果處事的心態正確,加上又精通這類管理手法與管理精神,自然可以讓自己帶領的團隊更有效率,讓事情越來越好。

 

- 法律概念 -
法律知識是專案的專業分工逐漸增加的狀況下(有複數的供應商、承包商、或對外有業主時),專案負責人所應培養的概念。

原因在於,當涉及外部的團體時,你就會有合約要制定並要執行與維護這份合約。 公司如果有法務部門當然最好,重大的合約有專人可以協助。 但是很多時候專案負責人因為在第一線,決策未必都能及時取得法務的諮詢,所以最基本的法律素養與概念,將可以協助專案負責人在臨場做出正確的判斷。

舉例來說,合約多會規定最後要交付的工作,有時還有延遲罰款。 可是若是客戶遲遲沒有交付他該執行的部分,那做為專案負責人該怎麼辦? 該怎麼舉證延遲是因為客戶造成的? 該保存哪些證據來做為之後的爭議協調、甚至萬一反被對方告上法院說我們造成延遲時自保用?

別人會告我們,我們也可能告別人時(無論是承包商或客戶)。 那這時候,哪些證據是非常關鍵的? 哪些甚至是專案開始前,專案負責人就該先做好沙盤推演、並從一開始就以「證據保全」的立場來排時程、或規劃文件管制流程以備不時之需。

尤其合約爭議多是民事爭議,而民事相關的訴訟都得由原告提出證據。 有個法律人常說的話:「舉證之所在、敗訴之所在」。 如果自己沒能保全足夠的證據來證明錯在別人時,就算明明錯不在己都可能無法討回公道。

所以做為一個專案負責人,或是當你確定想在這領域長期發展時,培養自己法律素養是很必要的。 最少也應該了解一些基本的法律條文,比方說民法的債篇、政府採購法、勞基法、訴訟相關的知識、侵權或專利相關基本知識、合約執行面的相關知識等。 這樣才有辦法保護自己並保護團隊。

 

 

- 面對困難的勇氣 -
這個條件應該不難理解。 畢竟專案大多是對於未知的嘗試,或是第一次對相關事務的摸索,所以很少有案子有確定的做法;製作過程中也多會碰到事情偏離原本預設的狀態。

再怎麼好的規劃都有漏洞、再怎麼強大的團隊都可能有失誤,錯誤與問題本來也是專案的一部分。 只是做為一個專案的負責人,可不能因為這種事情就害怕、就逃避、就失去解決問題的勇氣。 反而要「喜歡解決問題」、「對於不安定的環境覺得充滿樂趣」,並以積極的態度面對各類挑戰。

所以,當問題發生時,是先想著退後?還是務實的思考解決方法,並對內安撫夥伴呢? 這可是決定一個專案負責人到底是超群或是平庸的一個關鍵。

 

-跳脫框架的能力-
跳脫框架的能力,指的是一個人在思考上願意站的高度。 真實世界並不存在所謂的標準答案,而做為專案的負責人必須要培養宏觀的視野,從眾多的選擇中找出一個「能達成最高效益的做法」。

解決問題的方法也通常有很多種。 不同情況可能適合不同的處理方式,有時候透過技術方式解決最好、有時候透過合約談判效果最棒、有時候則可以透過政治協商或是高層施壓來解決問題、而有時候則是可以透過非正式的管道(如找當事人去吃吃喝喝)最有效率。 作為專案的負責人必須要能在這些事情上從整體考量,而不能只把眼光放在一個點上,甚至只思考短期的解決方案而不去思考可能造成的副作用。

很多人的思維上常常會因為害怕或是本位主義而只做「安全的舉動」、或是構築「阻擋問題於門外的防火牆」,而不去思考這些舉動是否能解決真正的問題並產出對整體有最大效益的成果。

這也可以延伸聊個題外話。 有時候人會把「我沒做錯」這件事情看的很重要,或問題發生時找很多資料來證明「自己其實沒做錯」、「自己盡了最大努力」。 但老實說,這樣的思考或是行事處置是全然沒意義的。 (註:若是反省那確實是好事,但若只是要證明自己沒錯倒就沒甚麼意思了。)

因為從老闆、從客戶、從投資人的角度來看的時候,他們唯一在意的只在於「問題有沒有被解決?」、或是「問題能不能被解決?」 如果問題沒能被解決或整個專案最後失敗了,就算錯都不在自己,證明這些恐怕也不會加分。 但反之若自己能徹底把問題解決,就算簍子是別人捅的,也表示你有決斷及管理能力。 這樣的舉動,對專案對自己生涯成長才是有幫助的事情。

 

第三部分,專案負責人「有會加分的領域」

這部分指的是,若要找一個專案經理人,接下來列的三項就算一開始都沒有,但只要前兩部分大都有具備的話,我覺得就可以錄用了。 不過,若這職位同時有兩個人條件相同的人要爭取,而其中一個人還有這裡三項所列的任何特質時,更可因此脫穎而出。 所以這三項為非絕對必要,但有會加分的一些條件。

 

-領域知識-
很多人可能很訝異我居然把領域知識放在nice to have的分類中。 原因在於,我始終覺得一個人如果真能備齊前面九項特質與能力的話,領域知識通常是可以培養出來的。 但是呢,反過來的狀況可就未必了。 缺乏前述特質而純粹只有產業經驗或知識的人,有時候投入數倍的心力也未必能培養出正確的態度、思維邏輯、溝通能力、宏觀的視野及思維觀念等特質。 畢竟有些特質其實是天生、而很難從後天培養的。

也因此,從組織營運的角度來看,若要逆向培養反而是非常無效率的事情。

那我這看法是否表示,就算完全不懂一個產業也可以當專案經理嗎? 這倒也不完全,畢竟全然不懂該領域常常是很難領導團隊。 但按照專案的複雜度卻也不至於完全沒有機會喔。 因為若只是帶領簡單的案子、如旅行、活動、展覽、烤肉、結婚、搬家,一個邏輯概念清晰的人就算都沒做過,大多還是可以處理得服服貼貼。

而稍微有些許難度的案子,只要能再搭配數個該領域的資深專家,案子還是有可能成功的。 事實上,就現實面而言,本來也不可能有專案負責人甚麼都會。 很多專案是過去從未做過的新嘗試、如北極星飛彈計畫、NASA太空探索計畫、磁浮列車、離子對撞機。 案子的負責人常常無法精通該領域的所有技術,最多也只是懂其中一小個部分。 但若他能靠著協調、溝通、妥善的規劃與介面切割來「團結」其他領域的技術專才共同合作,那一樣可以靠著集合眾人之力往正確的方向前進。

所以也要再一次的強調,前兩篇提到的那五項特質才是讓事情順利發展的關鍵。 那些若缺乏,在無法讓團隊凝聚下自己懂很多也是徒勞無功的;但那些若有、可以凝聚團隊,就算自己領域知識薄弱些,也是有辦法靠其他專家來補強的。

也因此,我才會覺得領域知識只是加分、而非必要條件。

 

-工具知識-
如果一個人思維概念已經很清楚、有正確的邏輯、充分的管理知識、知道自己在不同情況下要做甚麼,那當然就希望事情能透過一些自動化的工具來更有效率的做好。

也因此,如果專案負責人還能進一步掌握一些能幫他把事情做好的工具知識,自然就能讓事情事半功倍。 比方說專案規劃的工具、電腦Office的技術、協同合作的工具(把資料分享跟組員)、溝通的工具、文件管理的工具等等。 這些技巧與知識都對一個人執行專案有所加分。

 

-人際網路-
最後,再厲害的人都不可能事事精通。 但如果你認識一群更厲害的人,或最少知道碰到問題時該找誰、該問誰、或該去哪裡找答案,那基本上你在執行專案的過程中都不會碰到甚麼太過致命的危機。

畢竟只要願意拉下臉,在困難時問對的問題、問對的人,那總能得到別人的經驗與知識。 若加上你又有能力整合一個方向相同的團隊下,案子順利的機率自然就大幅增加了。

在此總結一下。 一個人可能沒有經驗、沒有任何專案的訓練、也缺乏產業知識,但若特質上有正確的態度、對的邏輯思維能力、好的溝通能力、足夠的感性、以及卓越的人際整合力,搭配勤勞與訓練都有可能成為不錯的專案負責人。 若缺乏這幾項特質,也並非就一定無法走專案管理相關的路,只是我覺得相較之下會比較辛苦就是。 那可能就需要更加勤勞來補足這方面的不足了。

 

雖然聽起來好像很難很辛苦,但專案的環境,其實是刺激也充滿樂趣的。 我還是要在此鼓勵有興趣的讀者們可以多培養這方面的認知與興趣,畢竟專案管理並非是一種技術能力、而是一種處理問題的思考態度。

那若有興趣或是有任何需要,都歡迎讓我知道,我也將盡力提供各方面的協助。

 

延伸閱讀 
專案經理需求的特質(上)
專案經理需求的特質 (中)


大家都在談PMP,我也該去考嗎? 考了可以加薪嗎? 請看你該去考PMP嗎?

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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25 則讀友回應

  1. 許項傑 2013-12-11 19:40:40 第 25 則

    格主,您好.
    這是小弟第一次在站上發言. 這一年來多次上網拜讀格主的文章,發現內容有多處與小弟的職場經歷及內心想法產生共鳴. 此次冒昧想藉由此版面獲得一些個人職涯上的啟發,望格主不吝指教.

    小弟大學主修日文,畢業後因緣際會進入一家日系科技公司擔任"專案經理"職務. 當年年少無知不懂何謂專案管理,公司實際上也只把該職務視為原廠與台灣合作廠商溝通的橋樑,如此就在相對封閉的職場環境下讓小弟在該位子做了7~8年並升到準管理職位. 但是去年由於大環境變化及公司政策改變,讓小弟如大夢初醒一般發現自己不但在"專案管理"這門學問上蒙懂無知,甚且在硬體技術領域上的知識也與工科出身的專案經理相差甚遠. 因此迫於局勢離開該公司前往日本短期進修語文後轉往軟體專案管理職務發展.

    此後一年多專注於吸收業界專業知識,不知不覺間年紀也到了30後半. 近來在面對職場問題並拜讀格主的文章之後發現或許癥結點在於自己的性格特質其實不適合在專案管理業界生存. 所以自我分析後以格主"必須/最好具備的特質"為基礎將擅長與不擅長點列舉如下.

    擅長:
    >邏輯思考
    >謙虛
    >熱心學習
    >溝通能力(偏向純工作領域)

    不擅長:
    >柔軟思考
    >人際關係(包括關心了解所有組員等)
    >思考高度(個人擅長細心快速處理事務,但難以領會如何從宏觀視野思考事務)

    個人多年專案管理經驗,向來採用"以長補短"的方式來維持自身的職場競爭優勢. 時值大環境變遷加劇,深感從新檢視自身適性的必要,望格主不吝提供意見以供參考. 感激不盡!

  2. Grace_Liang 2012-04-10 10:15:27 第 24 則

    您好,關於PM應該具備的特質,那張表格我覺得分析的很不錯,剛好我有需要對學生於上課時提到一點PM的內容,很想引用,我會註明出處,但還是需要徵求您的同意。

    • Joe Chang 2012-04-10 17:55:12

      沒問題,歡迎引用
      有機會的話,也可以鼓勵同學來這裡喔 :)

  3. 小偵 2010-01-19 16:25:57 第 23 則

    我當然會!! ^_^

  4. 小 偵 2010-01-19 09:11:21 第 22 則

    你這樣自謙呀~

    想很多問題 也真的有不同階段時 不同的處理方式

    不同時空背景下 看出來的 也都會很不同吧

    不過 你寫的東西 真的讓我受益非常多^_^

    • Joe Chang 2010-01-19 16:23:50

      呵,感謝你的鼓勵啊 :)
      那要請你繼續支持下去喔~~~

  5. 小偵 2010-01-17 09:22:35 第 21 則

    思考脈絡清晰 目標也很明確 處理方針具體
    不流於空泛說一堆漂亮話 當下讓人覺得非常有理
    但是怎麼去做 還是"撒巄唔"(台)

    「也不只是靈機一動就把全部事情的主意拋出去,
    把半生不熟的想法塞給別人。」


    像我自己本身
    就很容易陷在自己的迴圈裡

    我想果斷的能力 應該跟 自信度、成功累積的經驗值 還有習慣應該有非常大的關係吧

    • Joe Chang 2010-01-18 21:20:22

      呵 過獎了... 我其實覺得我老在把半生不熟的東西丟出來
      因為每次文章過了兩三年回頭來看,就會覺得當時怎麼會寫出這種東西 XD