關鍵鏈實務案例─HP Digital Camera Group (下)

關鍵鏈實務案例─HP Digital Camera Group 下

延續前篇 關鍵鏈實務案例─HP Digital Camera Group (上)

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接下來,由CCPM的導入者來分析這個專案成功的要素。

1. 從初期就需要高階主管的支持及眼界來加強CCPM機制的運作

其實我不認為這是big learning,比較像是 “Aha!” 如果我們沒有說服最高層主管、次高階主管、下層主管,這件事不可能做得這麼徹底、這麼迅速。我們需要他們的支持、眼界,以及他們對這個機制的理解。他們要做的不是只告訴我們要啟動15個專案、研發15個專案,而是去了解CCPM這個方法論。所以將他們納入是很重要的,並讓他們一開始就接受訓練。這對資源經理和任務經理也同等重要。其實在組織看到成功的結果後,這件事就漸漸地自動化了。

2. 充分運用顧問的專業,尤其在早期

另一個重要的學習是,“To do what you’re told.” 當顧問建議我們要怎麼進行導入、如何規劃(如:資源的規劃、任務細節等)、如何去和即將擔任導入專案一員的個人互動時,我們從頭到尾遵循。另外,大部分的相機專案有300~500個任務,當我們坐下來和顧問檢視每個相機專案,每個專案花了2~3天建立網路圖,再花幾天坐著思考,再花幾天去縮短專案時程。這個過程很有趣,我們知道2/3是專案任務的總時間,1/3是專案緩衝,當時有個上市時機是2005年的3/31。在展開這個時程的時候,機制告訴我們必須減少任務總時間的22%才有機會達成Due date,這對HP的工程師來說是不OK的,但顧問經過判斷後說: “Just reduce them.” 而我心想: “Uh-huh…..”

但這樣做真的成功了。

(首次導入CCPM的公司或多或少對於減少任務時間這件事感到沒有安全感,畢竟過去抓了那麼多安全時間,專案還是無法準時完成,更別提要把任務時間縮短,但在許多案例的證實下發現,時間不是不夠用,而是目前的管理機制讓安全時間無法好好善用。只要能在規劃時將安全時間放在適當的地方成為共管的緩衝,並落實多專案錯開和緩衝管理機制,大部分專案最後都可以在充裕的時間內完成原訂交期。這點我在關鍵鏈的系列文章已經談得很清楚,有興趣的朋友可以再花時間review一下。)

3. 發展專案範本,讓未來的網路圖規劃更加簡化

 

4. 建立起專案經理和資源經理對時程和任務的Ownership

當我還在使用第一套CCPM工具時,我以為專案時程是我得負責的。我得告知專案經理: “這是你相機專案的時程。”然而,我沒有說服他們做時程更新,任務進展是我來更新的,我必須奔走在辦公室之間。所以在當時Sense of ownership是不存在的。後來我們導入Concerto,專案經理被要求要負責own時程。如果他發現任何不對勁,他有責任要去解決問題。我的責任則是讓他們建立起這種責任感。對資源經理來說也是一樣,他們要負責own任務,那些隸屬於他的資源所執行的任務。“And it just makes all the differences in the world to have them own these schedules.”


最後,我們來看看導入CCPM後HP已達成的改善成效,以及研發主管在導入CCPM後的心得。

HP研發主管的心得

‧第一個目標 – 在相同或更少的資源之下,每年完成的相機數量增加:

導入前(2004年)只能完成6個SKUs,導入後(2005年)增加為15個,完成的相機數量超過兩倍,但實際上R&D的費用減少了大約25%,這是很重要的效率改善。

‧第二個目標 – 春季的上市時機投入的相機數大於50%

2004年他們只達成一個,到了2005年他們已有能力在15個中投入了7個,幾乎達成50%的目標,這大幅改善他們搶得即早上市時機的獲利能力。

‧最後一個目標,改善時程的可預測性:

2004年他們出貨的六個相機裡,只有一個是真的符合原時程並達成承諾的。2005年他們承諾15個,並15個全達成。這真的是很顯著的改善。


Unexpected surprises:
(引用研發主管的發言)

除了這些目標的達成以外,我想談談一些延伸的好處。在某些專案裡,我們看到令人出乎預料的驚喜。

1. Clean product launches
我們大幅減少了啟動又停止的狀況,而且真的建立起比原訂承諾時間還早交貨的能力。這是我們公司有史以來第一次做到這件事。

2. Drove cultural change across the organization
第二個好處是這個導入驅動了跨組織的文化變革。不只是時程的可預測性,我們也改善了其他的承諾目標,如成本和品質。

3. Significantly improved morale of the team
工作環境有了很大的改善,因為我們做了計畫、所有人也都了解計畫內容,對計畫有信心,也因此降低了整個研發時期的壓力。另外我們跟員工談過,也做了非正式的調查,發現他們覺得這個導入減少了他們的工作負荷,因為他們做白工的情況大幅減少,也減少很多救火的狀況,夜晚加班和週末加班都減少了,尤其在專案的後期。所以CCPM為我們組織建立了一個winning mentality。

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Mia Chang

台灣少數有協助過公司組織導入關鍵鍊的顧問

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