該如何避開組織中的「螃蟹效應」?

該如何避開組織中的「螃蟹效應」?

以下文章是一目前在某硬體廠擔任PM讀友所寫的第二篇文章。 文中分享了他在自己專案中如何透過排程以進行專案優化的心得。

我要強調的是:優化並非只是微調微調工作時間或調整人力,更重要的,是要能看出風險,並以「能降低風險的方式」調整工作! 這其實是更為重要的PM技能!

他本身是RD出身,2012年間被公司拔擢為PM,那時候他來我們這邊上了一系列的專案管理課程。 這兩篇是他在經過兩年後的工作心得,提到專案管理的知識到底怎麼在實務上幫助了他!

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《本文開始》

有一個故事是這樣的,如果把一隻螃蟹放在竹簍裏,它有可能爬出來,但是如果把很多隻螃蟹放在竹簍裏,就不可能有任何一隻爬出來。很奇怪是嗎?是因為它們會互相拉扯,彼此把對方拉下來,這就是所謂的螃蟹效應!

同樣的情況其實也表現在專案過程或公司組織中。怎麼說呢?假設你是專案的PM,通常的目標大致不脫是要確保品質達到客人要求、準時量產且成本最低,但是過程中每一方對於這些目標到底該做到什麼程度其實是不同步…

- 業務:先把案子接進來啦,風險或是做不的到規格,這以後再和客人談嘛~
- RD:我要用最貴的那個零件!這樣才不會出事!
- 工廠:客人又不是Apple,用這麼高階的製程生產幹嘛?良率不好怎麼辦?
- 品質單位:你樣品階段的良率只有98%,其中單項Issue不良就高達0.5%了! 不准量產!!!

呵呵,看到了吧!如果作為PM自己心中沒有一把尺,一直被不同單位的螃蟹們拉扯而搖擺不定,原本你要帶團隊種出希望的種子,結果卻是自己被抬出去種了。

那麼,PM心中的那一把尺到底是什麼呢?我認為還是排程的功力!

為了達到客人的規格、成本降低、增加新功能、導入新製程、新零件或是新的供應商是不可避免的!只是導入這些不確定性因素的同時也引進了風險,因此PM必須要有能力做優先順序的排列,並安排整個新產品流程,逐一把各風險降低。才不致於延遲客人樣品的交付日期、影響量產的時程。而時程安排上有4個重點:

1. 帶領團隊進行Risk Assessment找出Risk Activities。
2. 對於Risk Activity由過往Lesson Learned或檢核表,儘量排除風險。
3. 對於可以提前執行的Risk Activity,儘早執行以確認品質。
4. 對於無法提前執行的Risk Activity,儘量分解Activity,找出Risk 站點位置。對於Risk站點,給予二次或多次實驗優化!

下圖為前篇文章【學會這個後,我創下了公司史上最快的量產記錄】中的時程範例。PM已和客人確定樣品的送樣日期(1/8)了,而黃色Mark起來的部份即是新產品生產流程。

範例時程:原始狀況
(上圖:簡化後的產品開發範例時程)(點選可放大)

PM思考安排時程之前,尤其是定案前,一定需要與各單位進行Risk Assessment。 假設上面這專案在跟各單位確認後,發現Risk主要來自3項:

(甲)新的設計圖
(乙)較低價的零件B
(丙)製程

即下圖
標註風險
(點選可放大)

確認這三項Risk Activity之後,PM不是禱告狀況不發生,而是該從排程的全局來思考如何降低這些作業可能的風險,並優化我們的時程或調整做事方法。 一些可能的解法或許有:

(甲)針對作業『新的設計圖』:
- RD出圖之前,請另一位資深人員依內部Lesson Learn或是檢核表逐項確認是否已排除目前已知的問題點。
- 安排Quick Sample產出以排除設計失敗的風險(假設製程二結束即可產出Quick Sample看有無設計問題。)

(乙)針對想要使用較低價零件的作業「零件B」:
- 請供應商儘早提供一定數量的「零件B」讓RD提前進行單體驗証。若有問題,還可以請供應商做二次或是三次的改版。
- 讓品質穩定但高價的供應商也備相同零件,以防萬一低價零件B失敗後沒有救援投手可以使用。(以金錢交換風險降低)

(丙)針對作業「製程1」:
- 細拆「製程1」。 假設「製程1」由3個子製程組成(製程1-1; 製程1-2&製程1-3),真正的Risk可能只發生在子製程1-3。這樣可以更明確的管控「製程1」!
- 先以不同製程參數投入子製程1-3進行實驗,找出合適製程參數。
- 確認合適製程參數後,大量樣品兩次投入子製程1-3。
- 此外,由於增加了子製程1-3二次投入的時間,為準時交付樣品,需要調整運送時間以滿足客人交期(11/8)。

調整後時程安排如下:
考量風險優化調整後

(上圖,考量了風險後,進行作業調整。 最後得到的優化時程)

總結

排程的知識與工具確實是PM的基本功。有了排程知識後,首先PM能收集資料並透過工具排出全局,然後以全局的思考來安排專案流程! 再來,有了全貌後,PM能再透過工具對流程作各種what-if情境分析、兵棋推演,進而降低專案風險,帶領各單位的螃蟹走出困境!

 

延伸閱讀

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Joe後記:本文作者參與過的課程包含
1. 201 專案管理高階精鍊個案實戰班 (14PDU)
2. 106 動態排程基礎 (14PDU)
3. 204 動態排程進階 - 個案工作坊 (7PDU)

 

 

cover image : https://c1.staticflickr.com/9/8332/8125733540_0d8936dce9_z.jpg

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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