五大原因告訴你,為什麼專案延誤時加人反倒更糟!

五大原因告訴你,為什麼專案延誤時加人反倒更糟!

如果你問我,人生最重要的資源是什麼,我會說:「時間」;如果你問我企業最重要的資源是什麼,我還是會說時間。因為時間是完全不可逆的(除非真的發明電影「回到未來」裡的時光機),世界上大多數資源的缺乏我們都可以用金錢來彌補,但對於時間,就算全地球所有的黃金鑽石加起來,也買不回一毫秒!「專案管理」之所以會被特別獨立出來變成一門學問,當中蘊含「時間控管」的技巧是主要原因之一。

其實「時間管理」這句話有語病,因為人類根本毫無能力去控管時間,我們PM能做的,只是安排工作的順序,投入適當的資源,「時間」不可能配合我們,只有我們去「配合時間」。很顯然,這件事情在多數的專案中,我們做得並不是很好,否則機場捷運在幾年前就該通車,台灣也早就成為亞洲矽谷了!

最近一例一休新法上路,談到了加班費的議題!其實很多產業都一樣,面對專案延誤最常使出的一招便是投入更多人力趕工,期望救回延誤的工期,今天這篇文章的唯一目的,就是給某些人澆澆冷水,讓他們清醒一下。因為絕大多數的狀況,增加人力並「不會」縮短工期。主要的原因有五項:

原因一:知識型工作不容易分割

增加人手來縮短工期不是沒有用,但僅限於「可分割」性質的工作。什麼是「可分割」?就是類似鋪磁磚、刷油漆、組裝手機這類,可以把工作拆分給多個小組,各組可以平行作業,互不干擾的工作。這類工作確實,增加一倍的人手(同時提供必須的工具設備)往往時間可以減半沒錯。但是辦公室裡的腦力工作,好比準備一份簡報、撰寫一支程式、擬定一份企劃案等,增加人手或許可以些微縮短時間,但絕不可能等比例縮短工期。一個人準備企劃案要5天,找10個人一起來做你覺得能半天搞定嗎?

原因二:重新切分工作其實不簡單

一個兩人小組負責的工作延誤了,老闆增加一個人手期望縮短工期。原本兩人份的工作就得重新切分給三個人,這樣的切分要比想像中困難。例如原本兩個人一同設計網頁,一個負責程式,一個負責美術,進行到一半增加一位幫手,就算他是全能的,也很難讓他徹底發揮產值,最後的結果,往往是讓第三個人做些瑣碎的、輔助性質的瑣事,對於縮短工期往往幫助有限。

原因三:加人會產生額外的隱形工作

承接上述的例子,當兩人份的工作增加一人時,看似人手增加,但其實加人本身就是一種擾動,工作量反倒因此增加。(以下原工作者簡稱「舊人」,新加入者簡稱「新人」)「舊人要重新劃分工作」、「舊人解釋工作給新人聽」、「新人需要重新學習」、「新人犯錯需修正」這些都是新增的「隱形工作」,在老闆眼中工作沒有增多,但其實團隊變得更累,我常看到的狀況是:工期不但沒有縮短,反倒因為隱形工作的負擔更加延誤!

原因四:新人力發揮產值需要時間

再聰明優秀的新人加入專案,一定需要時間熟悉工作(學習曲線的概念)。專案加派人手往往代表著時程非常緊迫,這時候等到新人熟悉,能夠完全發揮產值的時候,工作也差不多該結束了!專案管理的經典名著《人月神話》中提到的Brooks定律:在一個時程已經落後的軟體專案中增加人手,只會讓它更加落後(Adding manpower to a late software project makes it later)確實是真知灼見,不只軟體專案,多數知識型的工作都有一樣的問題!

原因五:原有人力的產值嚴重下降

原本兩人份的工作增加一人,迫使舊人放下手邊工作,抽身去教導新人。於是新人還來不及產生貢獻,老人的產值就已經大幅下降。況且新人接手後,多少仍會遇到問題,又不免去騷擾舊人,中斷其工作。我們常看到的真實狀況是,加了人手,工作還是延誤,而且不管舊人新人心情士氣都大受影響。

那麼怎麼辦呢?我認為最好的方法,就是在專案一開始,就做出合理的預估,給足需要的人力,尤其針對要徑工作(Critical Path),絕對不要心存僥倖,期待專案延誤之後再來補足人力。剛剛已經聊過,這些補救措施不但沒效,反倒會更加耽誤時程。面對專案延誤,逃避不但可恥,而且沒用!

另外有一種狀況要特別提出,有些專案會延誤,不是因為人手不足,而是因為遇到了難解的問題。這時候,增加一般的人手支援還是沒用,但如果能召喚到大神級人物,才能真正解開瓶頸,讓專案順利推行。真的,該花的錢還是要花的,就像手遊卡關太久,最終還是得「課金」一樣的道理!

如果你的專案已經延誤了怎麼辦呢?這個問題很難三言兩語回答。我的建議是,你可能要分析一下「增加人手」後的利弊得失。如果你距離的專案死線還有很長的時間(半年或更久),而且你在專案的非常早期(例如專案總工期的前10-15%)就發現可能的延誤,那這時候及早添加人手或許是有幫助的。你可能需要趕緊重新劃分工作,安排優質的人力進駐,而且這次請務必記得,一定要給足(甚至超過)所需的人力,否則極有可能產生二度延誤。當然,把不必要的工作取消,減少專案範疇或品質要求也是一招,但必須通過利害關係人的同意。

但相對地,如果你的專案距離deadline不遠,這時候根據Brooks定律,最理性的做法應該是「什麼都不做」,讓原有的人力繼續把工作完成。但如果你在情感上難以對老闆或客戶交代,就派幾個人加入專案,然後告誡他們「什麼都不要做,尤其不要打擾原來的成員」,頂多幫忙備好宵夜點心,提振一下士氣,這比插手工作要更有幫助!

我是認真的!

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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2 則讀友回應

  1. Shan 2017-02-13 13:57:58 第 2 則

    我覺得是"情感"上的問題,不管是老闆或客戶大家都有這樣錯誤的認知,謝謝你唷! 這真是珍貴的結論與具有說服力。

  2. Elaine 2017-01-23 11:17:51 第 1 則

    終於有大神說出小的心聲了!
    每次專案開始前,針對人力的部分都要跟老闆溝通很久還死不給人(不然就是給我工讀生),死線要到了一直催我說你把工作分出來,大家一起做比較快!(內心不停翻白眼)