PMBOK導讀系列 - 來自組織的兩個幫助

對很多人而言,Enterprise Environment Factors 以及 Organizational Process Assets 是常常會讀了卻不懂差異在哪裡的字眼。 所以呢,這裡打算用個小小的情境故事,來跟大家解釋到底這兩個字分別是甚麼意思。


故事開始 :

假設妳即將結婚,並在考慮籌畫婚禮。 因為妳從小就夢想要有個像好萊塢電影中教堂式的婚禮 ─ 穿了白紗、由父親牽者手走過紅地毯,接到新郎的手,並由牧師來公證結婚。

妳興高彩烈的把這念頭講給家人聽。 沒想到家人居然齊心反對! 爸爸說:「我們不能學那些外國人的把戲。 要走中國傳統禮俗。」 媽媽說:「我們家族的傳統都是要從家裡迎娶的! 傳統不能偏廢…」 奶奶也說:「我們鄰居都是同一個模式,我們學洋人成何體統?」

你覺得深感掃興。 抗爭幾次,家裡都不同意,爸爸甚至說出「如果不是用傳統禮俗,那你這婚就別結了。」

而這「要求」,其實就是所謂Enterprise Environment Factors。 任何組織(家庭也是一個組織)都有自己的傳統、習慣、規則、要求、以及需要。 作為一個PM(婚禮的PM亦然),你得了解這些限制、傳統、與要求並在你做規劃時考慮進去。 如果你不考慮進去,輕者你的計畫會飽受衝擊,重者就像在此例中,專案若強行繼續有可能會整個被停止。

如果是真實的專案,這些東西可能會如業界習慣、提案程序、發包規則、用哪些人、用甚麼方式管理、提供哪些進度報告、以及如何管理等程序。 就如同結婚一樣,你「實際上」雖然有數種執行與達成的方式,但你若要考慮到「自己家庭」這組織的「傳統要求」後,你會發現「自由度」其實是受限制的。 實際專案也是如此,雖然你可能可以散漫或是細膩,但若組織中已經有明確傳統或是習慣的,你恐怕也得遵守。 傳統或是習慣是否正確那是另一件事,但你通常無法跳脫這些規則。

所以簡單的講,Enterprise Environment Factors你可以用兩個字來記憶,也就是「包袱」。

所謂包袱,就是你既然已在這組織中,不管你喜歡與否,你都得背負著的東西。 你若拒絕背負,你就可能在專案執行上碰上困難。 所以了解這些EEF是甚麼,並在專案規劃時加以考慮,就變成計畫時重要的步驟。 這也是為何在PMBOK中,這字眼會老出現在Planning子流程的input中。

好,繼續回到故事。

你聽說要透過傳統婚禮,你傻眼了。 因為之前你的規劃全部是想走西式的規格,所以不管喜餅、喜帖、還有各種規則都是研究西式的做法。 突然說要改中式的,你還真不知道該怎麼辦。

還好,你的哥哥前兩年已經結過婚了。 他在聽了你的抱怨後,跟你說:「沒錯,這些繁文縟節真是太可怕了! 我之前結婚時也搞得暈頭轉向。 但還好,這些東西我都有保存下來,我找出來給你用,你可以大幅節省時間。」

第二天他遞給你一包東西,裡頭包含了要做甚麼事情的電子檔,以及一些規矩的做法以及一些傳統禮俗文件的寫法。

這一大包,其實就是PMBOK中所謂Organizational Process Assets。 它是你所處的組織中,「過去的人」針對同樣這件事情已經做過並「可重複被使用」的一切努力。 簡單的講,已經存在並能加速你規劃的一切事物,都可廣義的被定義為Organizational Process Assets。 若一樣要用一句話來說,就是所謂的「資產」。

比方說,過去PM可能寫過的合約樣本。 你手上有前人做過的合約樣本,那你這次拿來之後,就能更快速的發包而不用重頭來過。 比方說,Schedule的工具。 你組織若有提供工具,那也能加速你把事情做好。 其他還包含一些既有的表單、做事的方法、文件存放的資料庫、重複使用的SOP、法律文件、High Level的WBS定義、分類碼、各類樣本等。

 

說到這裡,可能有人會好奇。 這兩者看來還是很類似啊? 同樣是合約範本,可能公司法務部就是要求所有人一定得用同一份範本來改。 那這時候它是甚麼呢? 就定義上而言,它變成既是Enterprise Environment Factor但也是Organizational Process Assets。 不過這其實不重要,因為考試不會這樣考,實務上你也不一定非要分這麼清楚。

你僅需要記得:EEF是你「必須」遵守的,是你在這組織中就得遵守的習慣,可說是你的「原罪與包袱OPA則是可以幫助你加速的,可說是你組織已經累積的「資產。 所以記這兩字就好: 包袱 VS 資產。 真有甚麼東西讓你無法分辨甚麼是甚麼時,只要思考那東西「是否有強迫性」就好。 有,那就是EEF;沒有,且也對你規劃有幫助,那就是OPA。

但重點是,不論它是哪個,都是你在專案規劃時需要考慮的要素。 你若有考慮周詳,並納入,那你規劃就可能做得又快又好。 這也是為何這兩個字會在Planning Process Group重複出現。


這樣解釋,不知道對大家是否有幫助呢?

若還有問題,歡迎在文末提出~

 

 

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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2 則讀友回應

  1. 小林 2010-09-02 14:22:21 第 2 則

    Joe大大
    可不可以這樣說:

    EEF是一種原則,規則,或是限制條件
    OPA可能是實體的產物(前人留下的可參考的成果)

    • Joe Chang 2010-09-02 22:32:48

      OPA不一定都是成果
      也可能是套流程
      如變更程序這類...

  2. sunny 2010-08-31 13:26:35 第 1 則

    個人淺見:
    EEF包含組織內部與外部會影響專案進行的要素,
    除了內部包袱,還包含外部限制(如法規、公認標準…)。

    • Joe Chang 2010-08-31 13:59:00

      是,內外限制都是,PMBOK有這樣定義。
      但無論是法規或標準,都是你必須遵守的"包袱"
      舉例來說,土木工程的專案中,你合約小心定好後 有變更都可以請求追加
      但若你換去帶一個軟體開發專案
      在這產業界沒有change order的習慣時,你規劃考量就變成得完全不同
      而這業界習慣即是你的一個包袱.... (因為你不得不遷就那習慣...)