專案管理的狙擊戰術

20101021_Sniper_Kitty

最近Discovery Channel有個節目在介紹狙擊手,這些受過特殊訓練的士兵,槍法神準又能冷靜沉著地執行任務,真是超酷的!上網查了一下,發現不少挺有趣的知識。狙擊手的原文是Sniper,是來自Snipe(鷸科)這個字。這類鳥多居住在樹林中,感官十分靈敏,動作也非常迅速,所以要獵到他們相當不容易,獵人們必須偽裝自己,隱匿於林木之中,並且一定要一發命中。所以部隊中執行這類精準秒殺任務的人就稱作Sniper。現代的Sniper有多厲害?目前實戰狙擊的世界紀錄,是由2002年加拿大陸軍的Rob Furlong在阿富汗行動中創下的。這人在2,430公尺之外成功擊斃一名塔利班的武裝份子,這比SOGO百貨到台北101的直線距離還要遠,捷運至少要坐三站。

如果看過一些戰爭片,你會發現,狙擊任務和一般粗暴的步兵戰鬥很不一樣。前者通常有更精確的戰略目的,重點在質不在量。不是比射中的人多,而是看射中的是誰。通常是鎖定軍官、敵方狙擊手、或是重機槍操作手之類的重要人員,有的行動甚至是遠距破壞車輛引擎、飛機渦輪葉片等重要設備。警方也會訓練狙擊手來執行人質救援之類的特殊任務,例如這段Youtube影片中,警方狙擊手成功制伏一名佔據街道的持槍客,卻沒有傷及嫌犯,漂亮地完成任務。

狙擊手造成的效果,往往是心理層面大於實質。有一則有趣的歷史:在古巴革命時期,卡斯楚率領的反抗軍躲在山區抵擋政府軍的搜捕。反抗軍的狙擊手專門射擊政府部隊中走在最前面的那一個人(不論官階),幾次下來,政府部隊人人自危,誰都不願意走第一個,就這樣竟造成部隊的癱瘓。後來勇敢的軍官們自願帶頭,狙擊手卻改變戰術,固定射擊跟在軍官後面的那一個兵,結果造成軍官走沒兩步,回頭一看,發現後面都沒人跟上的尷尬場面!這個畫面感覺很好笑,但當事人應該都嚇到不行吧。

狙擊手策略:鎖定少數關鍵目標,引發大規模的效果。

相同的策略,用在工作上,有時也有顯著的效果。這讓我想起之前參與過的一個系統開發專案。由於客戶的組織龐大,每個單位都有各自的需求,彼此之間甚至常有矛盾,莫衷一是。專案開始後好幾周,就在這種多頭馬車,需求不清的狀況下陷入膠著。正當我瀕臨崩潰的時候,一位對客戶熟悉的前輩提醒了我,在客戶那端,其實只要抓住一人的想法,就可以掌握多數需求。於是,我開始規劃我的「狙擊戰略」。

我的戰略當然不是躲在辦公室隔間後面,等那位客戶經過,用橡皮筋偷偷射他的後腦杓!而是仔細地觀察這位客戶的行為模式。我發現身為高階主管的他,人格特質還挺像蘋果的老賈(Steve Jobs):聰明反應快,很有個人魅力,但也相當執拗,你很難去影響他的決定,更別說在公開場合質疑他。首先,我決定在會議中保持低調,不做無謂的爭辯,其次我觀察到,每天晚上七點左右,他會走到我們的辦公區域附近倒杯咖啡,吃點點心,再回去工作到10點甚至更晚。於是我每天就固定時間「埋伏」,等他出現,然後「碰巧」一起倒杯咖啡,有時我也會帶些點心一起吃。一方面辦公室這時通常沒什麼人,讓人放下戒心,同時糖分會讓人心情愉悅,所以我們幾乎無話不談。很驚訝的是,這位主管私下是個相當好溝通的人,很多白天會議中他堅持的事情,到了晚上,我細心解釋其中的盲點給他聽後,十有八九他會接受,願意改變原來的決定。更重要的是,他聊了很多他對這個專案的最終的「期許」和優先「目標」,不少訊息是我們一開始完全沒想到的!和這位主管建立共識後,整個客戶端的需求突然柳暗花明起了來,因為這位主管會主動去說服其他客戶主管。需求的「軸心」穩固後,整個團隊的運作,就好像洗衣機脫水槽一樣,一開始雖然乒乒乓乓亂撞一番,但最終還是順暢地運轉。

管理者的紀律:「聚焦」

我常想,我們小老百姓的生活已經夠複雜了,要應付工作問題,家庭問題,還有很多突如其來的瑣事。很好奇那些日理萬機的企業家是如何兼顧自己的事業、生活和家庭。我猜想,這些很有成就的人,應該也是時間管理的高手。他們懂得把不重要的事情交給別人,或是直接捨棄,而讓自己像狙擊手一樣,用100%的心力瞄準真正的關鍵點,也就是「聚焦」。我自己的經驗也告訴我,許多複雜糾結的問題只是表象,重點是找出那個癥結點,擊破它,問題便會迎刃而解。

其實專案管理的核心精神也是協助管理者「聚焦」。我想到幾個PMBOK中相關的要點,像是:

範疇管理:建立專案範疇以及WBS時,要以專案的關鍵產出(Deliverable)為導向。

時間管理:辨識並管理要徑(Critical Path),以確保專案準時完成。

成本管理:利用關鍵績效指標(KPI),例如CPI,來辨識及排序成本的潛在問題。

品質管理:利用柏瑞多圖(Pareto Diagram)等工具,鎖定影響品質最主要的變因(80/20法則)

風險管理:進行風險項目的評分、篩選與排序,針對最關鍵的風險予以監控與排解。

溝通管理:辨識出重要的利害關係人(Stakeholder),並以最佳的方法與其互動

世界上很多道理都是相通,一位當小學老師的朋友曾告訴我,她每到一個新的班級,一定會辨識出帶頭作亂那一兩個調皮鬼,把他們鎮住,整班就在她的掌控之下;NBA公牛王朝時代,很多教練都知道,只要守住Michael Jordan一人,比賽就有(也才有)獲勝的希望。投資理財也一樣,我知道不少投資致富的人,其實投資組合異常簡單,只是長期地、專注地針對特定一種股票、貨幣、或商品來投資。現在我也常提醒自己,遇到問題,先別急著胡亂放槍開砲,而是幻想自己是狙擊手,壓低身形,冷靜地尋找關鍵目標,然後一擊中的!

2 則讀友回應

  1. BrianWen 2010-10-25 11:42:27 第 2 則

    我也是很喜歡狙擊手啊~每次玩電腦戰爭遊戲的時候,我最喜歡就是扮演狙擊手或是狙擊的關卡,這種一擊必中的感覺真是爽啊~
    p.s.現在準備考pmp,模擬考的題目都打不中啊~~~ Orz

    • Bryan Yao 2010-10-25 12:27:31

      狙擊手很酷,都是從嚴格的訓練中培養出來的。考PMP的話,就是多做考古題,而且每題的答案力求了解透徹,這樣在考場上,準度就會出來。加油!

  2. 羅拔特 2010-10-22 22:21:01 第 1 則

    不來嗯大大,您的這張貓咪sniper未免也太cute了...哈哈,真沒想到您會放這張圖....
    「聚焦」的確是專案成功的重要要素之一,找出系統的關鍵點。如何在專案迷霧中找到重要的關鍵點,再給個致命的一槍,的確需要耐心、良好的分析與觀察能力。

    • Bryan Yao 2010-10-23 00:06:16

      大概是自己養貓,所以比較喜歡貓的照片。其實也這篇文章與其說和大家分享,還不如說是提醒我自己的!有時候已經很忙了,工作上又出現麻煩的問題,要定下心來,冷靜思考還真不容易做到。修煉之路還很長啊~