如何讓團隊自動自發回報進度?

20140216_Roz and Michael

前幾天和一位老友聊天,他也是位創業者,兩人自然地聊起了管理問題。為了讓公司有更健全的制度,他花了很多時間閱讀管理書籍,自己去外面上課,也為員工報名不少管理課程,包括我們的課程在內。

在他的努力之下,公司的專案都有很好的規劃,大家都很清楚知道自己該做什麼事情。唯一的問題是,執行進度總是不夠透明。每次他都得三催四請才能問到案子的現況。雖然有指派特定員工擔任PM或組長的角色,但專案回報的機制還是不太好,員工總是問一句才答一句。他很困惑,現在年輕人完全不介意在臉書透露自己的私事,有時候甚至還透明過了頭了!但為什麼更需要透明度的公事,要他們稍微update一下卻這麼難呢?

這其實是個很常見的問題,有解!但我們要先討論一下問題背後的成因。首先我得先幫員工說句話,要自動自發向老闆或是PM回報進度,是有非常多障礙要克服的,其中有實質的障礙,更有心理上的障礙。換句話說,除非管理者刻意做些什麼,否則,在自然的狀況下水只會往低處流,因為「不主動回報進度」對員工來說才是阻力最小的一條路

因為站在員工的角度,「主動回報進度」真的很令人傷腦筋啊,比扣屎:

1.    提早完成工作,有可能會被交辦更多的工作!我稱之為「好媳婦效應」。有兩個媳婦一個很乖巧一個很奸巧。乖巧的媳婦很可能家事做到死,說不定還被婆婆嫌。奸巧媳婦雖然評價不高,但至少什麼都不用做!
2.    太早把工作做完,被發現手腳很快,下次老闆給的deadline就更緊了!這跟上面的擔憂很像,總之又是個「優秀員工被老闆處罰,差勁員工可以處罰老闆!」的例子!
3.    工作雖然完成了,但誰能保證做到100分呢?傻乎乎地去回報,萬一被挑出錯誤,豈不囧了!就像參加考試嘛,反正時間是固定,提早交卷又不會加分,所以老師都要我們撐到最後一秒,就算趴著睡覺也好!
4.    提早交件,離最後deadline還遠,老闆就會有空帶起老花眼鏡仔細看,一個字一個字地挑。挑錯也罷,萬一龍心大悅,這邊加個花邊、那邊換個字形,沒完沒了地鍍金,豈不永遠做不完了。趕在最後一刻交,因為沒時間了,反倒可以一次過關。
5.    有些PM沒有實權不說,有時候連年資、官位都比團隊成員還低(我就見過某科技大廠PM全是20多歲的妹)!要他們去詢問成員的進度,等於要他們冒著賠上人際關係的風險,更何況是專案出問題的時候。出來上個班,誰想當「抓耙子」呢?
6.    當專案狀況不好的時候,要員工主動去報告壞消息,等於是冒著被老闆遷怒燒身的風險。不過出來上個班,嗯…這剛說過了!我想到希臘神話裡有個海克力司(Hercules)是個戰無不勝的英雄,有次他老婆得知海哥是為了某個正妹才發動戰爭,醋勁大發之下,送了一件用毒血泡過的緊身衣送他,並派傳信兵Lycas送過去。結果Hercules一穿上毒衣,全身如萬蛇鑽心,卻也脫不下來,一怒之下便把毫不知情的衰郎Lycas摔死丟進海裡。這故事告訴我們,男人千萬不要亂穿緊身衣(自己不穿也不要去旁觀),還有就算是希臘的大神也還是有「遷怒」的情緒問題,還有誰會愛公司愛到願意去扮演Lycas的角色呢?

所以你看看,不管專案進度好還是進度壞,主管雙手叉腰卻肖想員工會自動自發跟你回報進度,實在是太一廂情願啦!這時候有為的老闆或主管們,應該身先士卒好好重塑一個有利於專案回報的環境和系統,才有機會改變現狀。做法分為「推」和「拉」兩個力道,「推」是建立規則,「拉」則是創造誘因。

「推」:建立完工規則

不管你有沒有讀過PMBOK,是否考上PMP,有個重要觀念請務必記得。在「專案規劃」階段,其實就要把「將來如何回報進度」這件事考慮進去。換言之,「成員進度回報」本身就是專案必須完成的工作之一。我們在太多個案中發現,不少管理者僅考慮完成產品或服務所要做的事情,卻徹底忽略了「進度控制」本身也是必須的工作。簡而言之,很多進度管控上的缺失,是肇始于在「規劃階段」忘了涵蓋進度回報工作。

大家應該都看過日本的大胃王比賽節目。假設今天我們來比吃蕎麥麵好了,主辦單位一定會規定參賽者幾件事情:吃完後湯亮空碗並疊在面前、喊出「再來一碗」的指令、如果是計時賽,最終還要「按鈴」才算正式完成。基本上你光會吃還不夠,還得依規定完成收尾回報的動作,才能達成傳說!

回到專案工作上,每件工作接近尾聲時,如何定義完成(亮空碗)?完成後如何交接(表示要下一碗)?如何進行回報(按鈴)?這些動作都要像大胃王比賽一樣,事前先向專案成員講清楚才行。看到這裡,你可能覺得這樣非常麻煩,專案工作已經那麼多了,還要一個個去制定完成時的細節!其實沒你想的那麼複雜,多數案子我們只要針對重要的產出物(Deliverable)相關的工作加點工即可。主管們一定要主動制定這類的遊戲規則,讓團隊成員有個明確可遵循的依據,畢竟很多情況下不是員工不報進度,而是公司在這方面沒有明確的做法,員工因為有前面所說的六項擔憂,只好紛紛選擇擠牙膏回報法:你擠一下,我報一點的方式。

另外,對於沒有實權的PM來說也可大大喘一口氣。他們不需要挨家挨戶地懇求成員做進度回報,成員只要照著公司標準制度來走即可,上層自然可以掌握真實的進度。如此一來,PM在團隊成員心中,也才能擺脫「老闆鷹犬」的稽核者角色,真正為團隊合作發揮一些貢獻。

「拉」:成就感視覺化

記得幼稚園的時候,老師都會在教室牆上貼「榮譽榜」,每位小朋友的名字下面則貼上「榮譽貼紙」。不要小看這樣的激勵方式,隨著自己累積的貼紙越來越多,真的會激發出強烈的成就感。人類是從自然環境中演化而來的,我們對於看得到摸得到的具體的事物遠比抽象概念更有感覺,不管是便利商店的集點貼紙、一本寫得密密麻麻的手札、貼滿各國行李標簽的旅行箱、還有,Scrum管理中的「任務板(Task Board)」也算,都是把抽象的事情,轉化成具體指標的例子。相信我,你的專案中或許沒有幼兒成員加入,但每位成員看到自己的辛苦轉換為視覺化的「好孩子貼紙」絕對都會大受鼓舞。

實際上怎麼做呢?這篇(簡單好用的專案管理看版)有提到更多細節和工具,這裡就不多談。但我想提醒兩個敏感話題:一是「獎懲」,二是「競爭」。首先我們要記住,這看版的初衷是將抽象的專案進度化為具體的形象,激勵成員主動回報進度,提升專案透明度。但如果主管把看板上的訊息當成評估員工的標準,那就要三思了。若有員工的「好孩子貼紙」少得可憐,身為主管的你應該去協助解決問題,而不是把他歸類為「壞孩子」藤條伺候。要是你真這樣做,很快你就會發現這看版「如你所願」貼滿了貼紙,然後你的專案將重新墜入五里霧中。

關於競爭也是一樣,在多團隊的環境中,若用專案看版來評估誰贏誰輸,最後輸的一定是主管自己。所以進度看版要完全公開或僅供個別團隊參考,是主管要思考的一個課題。

說完「推」與「拉」兩種方法後,我想再對主管們補充一點,所有專案控制的手法都有一個大罩門,就是:如果你用專案進度資訊來評斷員工個人績效,很快地你將失去真實的資訊。如果獲得專案透明度真是你的首要之霧,那你應當建立起員工的信任,讓專案進度與員工績效脫鉤(員工績效總有其他方式來評估衡量),否則,當專案出現異常,主管永遠會最後一個被告知。

最後,也要對身為專案成員的朋友說一句,其實主動向PM或主管回報進度,乍看之下讓人倍感焦慮,但從長線看來,這其實是你建立優勢的第一步,也是所謂「向上管理」很重要的一環。這背後的道理說來話長,推薦這篇我親身經歷的小故事給你了(布萊恩的老闆洗腦術)。

相關講座:
表達自我與影響他人的有效策略

相關課程:
102流程精實與團隊合作(7PDU)
201 高階專案規劃研習營(14PDU)

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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7 則讀友回應

  1. wenson 2016-03-26 20:28:10 第 7 則

    呼應布大講的"向上管理"。
    如果仔細觀察老闆身邊的紅人,不難發現這些人多半會"適時"地讓老闆知道他在做什麼,他完成了什麼工作
    就在這樣的互動中,老闆會認為這人懂得溝通,也有在處理事情,交代他辦事比較好掌控,久了自然委以重任
    所以,學會怎檥向老闆報進度,也是職場生存的必修學分哦!

  2. David Lan 2015-01-23 09:07:23 第 6 則

    這邊分享一下小小心得

    我想 是人都不喜歡被管啦~~ 朋友公司是小公司,採用很開明的方式在控制進度,平常並不會去特別追員工進度,想當然爾,員工就不一定會告知目前工作實際情況,

    往往等到需要交付成果才發現有不少問題,常造成延遲交付的狀況發生,也許對於小公司來說,可能傷害並不大,如果今天是有名氣的公司呢??

    小弟我待的公司,雖然沒有特別用工具去控制專案進度,不過下屬每週都會有週進度報告,內容可能記錄本週完成什麼樣或完成多少%工作,大小事都會列進去(比如臨時被抓去支援等...),

    這紀錄未來可以拿來考績評比參考用,而會有人負責統整團隊這樣的報告再回報給長官,長官有空時就可以查閱一下大家工作的狀態,這方式並不是最好的,但也算是一種控制進度的方法吧~~

  3. Guyver 2014-10-21 18:14:09 第 5 則

    Hi Bryan,
    我有個疑問:專案進度如何與個人績效脫鉤?
    你的意思是:是否有做到 "主動回報",要與個人績效脫鉤嗎?
    否則,專案掌握得夠好/進度超前/節省成本...等等,應該都算是個人的績效吧。
    Thanks.

    • Bryan Yao 2014-11-13 07:46:16

      你說的沒錯,但問題在於,專案績效如何認列?績效好壞與個人投入的連動如何判定?
      例如Alex負責的A工作提早完成,Alex被嘉獎。但等Billy開始後續的B工作時,才發現A的成果漏洞百出,害B工作花了更多時間修補,導致B被檢討...或者,整個專案做得很順利,但其中一項C工作特別難,拖累了整體進度,這時候大家會一起幫忙C? 還是進行切割,責怪C拖垮了專案績效?

      凡是牽涉到人性與個人利益,就不容易解決,一不小心就會造成團隊裡的反淘汰(認真者反倒被處罰)或是士氣低落(隨便做反而沒事)。

      除非該組織非常成熟,有良好的流程、文化、與系統,可以精準衡量出工作績效與個人投入間的關係,否則會鼓勵團隊採取「接力賽跑」的方式。不特別追究衡量每一棒跑者各自的成績,而鼓勵大家一同努力,每一棒都盡全力去跑,目標是讓團隊整體速度最快。(如果制度設計不佳,就會出現每一棒只跑出及格或稍佳的成績,就交差了事)但光是要做如此,也是不簡單的事情,需要在團隊心態與流程設計上下功夫。

  4. Kelvin Kao 2014-02-26 15:03:32 第 4 則

    我住在洛杉磯,推薦應該沒什麼用吧,呵

    • Bryan Yao 2014-11-13 07:29:14

      還是可以推啊!透過Google的分析,我們有不少網友在美國西岸喔!

  5. Kelvin Kao 2014-02-24 17:55:04 第 3 則

    我剛才吃拉麵吃到碗裏只剩最底下的湯時就一直想到這篇
    (應該說是這篇底下的討論串)

    • Bryan Yao 2014-02-24 18:17:31

      你吃哪一家?有推嗎?
      (本篇根本作者帶頭樓歪~)