一個遊戲,體會到的領導精髓與敏捷

一個遊戲,體會到的領導精髓與敏捷

Photo by Robert Collins

上禮拜去新加坡參加公司為期三天的培訓,這是公司針對一定職等以上的新人中階管理者舉辦的訓練,新人?受邀時我才驚覺原來我才到職一個多月,怎麼感覺已經在這圈子打滾半輩子了(菸)。

這場培訓是整個東南亞的區域培訓,所以我會和來自印尼、越南、菲律賓、馬來西亞、泰國、新加坡……等國家,不同部門的SP中階管理者一起培訓三天,真的學到許多東西,也感受得到公司對人才培育的重視,培訓之後真是熱血滿滿呀!

其中有一天的培訓,整天的主題都是「領導」,我們花了一個早上來玩丟球遊戲,這個遊戲我之前在Agile的社群聚會中有玩過,講的是敏捷,想不到同樣的遊戲被拿來講領導,真是一個遊戲各自表述呀!無論如何滿有趣的,來跟大家分享。

我們大約有20個人,一開始講師要我們畫出自己對領導的期待與認知,以及最不想面對的事情,然後與彼此交流,並記住大家的名字,接著,丟球遊戲就開始了~

大家圍著長桌,講師將球丟給其中一個人,然後要他說「Thanks XX, I am OO, my leadership style is xxxxxx」,然後講你指定的下一個接球者的名字,之後把球丟出去。不能丟給自己隔壁的人,球也不能落地,否則沒接到球的人要被懲罰。

我們想說大概是個記住彼此的破冰遊戲,所以開開心心悠悠哉哉玩了第一輪,接著,講師將大家所花的時間寫在黑板上:約17分鐘,然後說,這是我們第一次試玩所花的時間,大家花了17分鐘,我們用同樣的傳接球順序,再來一次吧!

好吧!雖然有點疑惑,但我們還是開始了。這次大家有認真在玩這個遊戲,拿到球之後也盡快傳給下一個人,最後我們才花了2分多鐘!這樣可以了吧!

然後講師說,他真的很驚訝,我們居然有這麼大的時間改進,他想看看是不是還有更多改進的空間,我們再來一次吧!

什麼?一樣的順序要再來一次,玩第三次有點膩了吧!但是大家還是更拚命地丟完了一輪,滿懷期待地等講師公布完成時間,這次只花了一分十五秒,時間又減半了,可以了吧?

KPI的魔力

講師說,他太驚訝了,居然還能有這麼大的進步,而且,大家感覺很認真在玩這個遊戲,有沒有人能告訴我,為什麼這次能快這麼多?

有人說熟能生巧,有人說,因為比較認真地想要趕快完成這個遊戲。

講師問:為什麼會比較認真想要趕快完成這個遊戲呢?為什麼大家一玩完遊戲,立刻就問我這次花了多少時間呢?是因為我把完成時間寫在黑板上嗎?因為我把時間寫在黑板上,而想要加快完成時間的人請舉手。

大部分的人都舉手了。

講師笑了一下,說:

這就是我們今天第一個學到的事情:KPI真的有影響力,你設定了什麼KPI,大家就會有什麼樣的行為。人是不知不覺就會想努力達到目標的生物。

第二個學到的事情是,我並沒有跟大家說確切的目標,只是把成果以及衡量標準寫在黑板上,就有激勵大家的效果,如果你把KPI以及工作的成果放在大家都能看得到的地方,時時讓大家看得到自己的目標及成果,就能鼓勵他們更努力往目標前進。

我們才讚嘆,原來著了講師的道,不是破冰遊戲,而是這遊戲就是領導課程中的一環!我才想起來,之前玩過一樣的agile遊戲啊!

不過之前的敏捷遊戲在每一輪丟球結束後,都會有一個幾分鐘短暫的討論時間,讓大家快速討論要怎麼樣才能改進速度,然後快速嘗試剛剛討論的方法,最後也是大幅減少了丟球的時間。敏捷遊戲想講的是--快速討論方向之後就開始嘗試,但時時檢討改進的敏捷做法。

看來這個領導遊戲不太一樣。講師又說,好,我們再來一次,看看大家能不能更快,我們能不能學到更多東西吧!

又丟了一輪球,這次只花了一分鐘,好像沒這麼大的進步了,而且大家原本該講的話開始含糊了,根本一接到球亂講一通就丟出去,這應該是極限了吧!

應該無止盡地追求績效目標嗎?

講師說,這個成果很棒了,但是,如果今天老闆設了一個目標,45秒要完成,你們要怎麼達成呢?

有人開始提出異議(忘記是馬來西亞還是菲律賓同事):目前一分鐘的情況下,大家現在已經開始亂講一通,如果老闆說這是目標,我可能會跟他說這難以達成,而且已經影響工作品質了。

講師說,是的,這就是我們在做日常決策時常常遇到的抉擇,也就是專案管理的金三角:時間、成本、範疇,以及最後產出品質的抉擇。



你當然可以去和老闆討論,這個目標是不是合理的、老闆是否有妥協的空間,也許討論過後,老闆衡量為了一點點改進所要多花的成本,或是需要犧牲的品質之後,就決定「做到這個程度就可以了」。

但是,也有一種可能,這個任務中,「時間」就是最終極必需要達到的目標,例如你趕著週年慶或雙十一東西要上線,時間一過一切就是毫無意義,這時,當然要竭盡所能達成「時間」這個目標。

這時,你能提給老闆的就是,如果「時間」真的那麼重要,那我能不能提高成本換時間?或是我能不能改變這個工作的範疇?或是犧牲一點品質?

講師一說完這個,一個越南同事反應很快(我很佩服她,做事積極腦筋動得快,是個感覺「很想贏」的人),立刻問講師:那我們傳球的時候能不能不要說那麼多話?只講自己名字、領導代表詞彙、對方名字,不用講句子,講單詞就好?

是專案範疇與遊戲規則的改變!

講師欣然答應,於是我們再進行了一回合,降到45秒以下了,輕鬆達到老闆的目標!

講師卻還不滿意地說,根據我之前的經驗,你們還能做得更好,速度還能更快,要不要再嘗試一次?

又開始有人提出異議,認為再怎麼快,還是有現實上的限制,而且我們跟一開始17分鐘比起來,已經快非常多了。

講師說,那是因為你們知道一開始花的時間,你們被過往的經驗給侷限住了,想一想,如果我一開始就跟你們說,其他組五秒內就完成,你們看到自己的45秒,是不是會相信還有改善的空間,繼續尋找能接近這個結果的方法?

大家顯然相當信服,開始你一言我一語地討論,如何能更快,也開始更大膽地問講師,是否還能犧牲什麼,例如能不能不講話?(不行),那能不能大家一起講,不要球到手再講?(可以),能不能不要用丟球的方式?直接傳給隔壁的?(可以)能不能某些人不要碰到球?(不行)…….等等,眾多討價換價之後,大家決定圍成一個緊密的圈,由一個人在中間拿著球,自己快速自轉完一圈,將球碰到所有人的手,兩秒鐘內結束。

終於!我們達成了!雖然這結果不知道是啥鬼,和一開始的運作模式已經差很多了,大家雖然有講話但也變得毫無意義,但是,終於不用再玩了!(疑)

我從遊戲中學到的東西

這是個有趣的遊戲,講師臨機應變的能力也很強(他根本已經精準預測我們會講那些話、有那些行為,我們不停傻傻跳坑),雖然有種穿鑿附會,現實複雜得多,也不可能犧牲結果到這個地步的感覺,但他要講的東西我是有接收到的,而且印象深刻到一個多禮拜後,我打開電腦可以直接將過程打出來,這就是相當成功的培訓了吧!

總結一下我自己在觀察整個流程中,學到的東西。

1. 「遊戲與故事」能讓人全身貫注,印象深刻

尤其我們不停克服挑戰、被打臉、找方法克服......的過程,雖然花很多時間,但是比起短時間內塞一堆東西但全都忘光光,這其實是更有效益的做法。

2. KPI會影響行為

做為領導者,要深刻意識到KPI的影響力與成員的行為,要讓它有激勵效果,卻又不要太過極端,為了KPI而KPI,如果變成遊戲最後的樣子,其實已經太極端追求KPI,無法達到任何目的了(有啦,不用再重複玩的目的)。

其中的關鍵應該在於溝通這個KPI存在的目的,還有你心中「專案金三角」的優先次序,要清楚讓團隊成員知道。

3. 看板的力量

將目標與進度放在大家都能看到的地方,更能有效激勵行為,且能激勵大家往同一個目標努力

4. 人們的從眾與服從心態

在越南同事提出遊戲範疇的改變之前,我們是沒有意識要討論流程的,但一提出來,加上知道其他組別早已達到更快的目標,大家想像力就爆發了。但是在數年前的敏捷遊戲,一開始就有設計「檢討」流程的階段,大家就會很有意識地提出改善方案。

這很有趣,我從中首先看到人們的從眾與服從心態,有目標在,大家很自然地就會去追求,有規則在,人們就很自然會去遵守,所以我很佩服第一個有勇氣對目標提出異議的人,也很佩服第一個提出改變流程與範疇的人。

但我更佩服像agile那樣,在流程上一開始就設計檢討流程,並激勵大家討論的人。所以,專案結束後的檢討流程還是必須的,否則大家下次可能還是用一樣的方法做事,學到的東西也較少。

5. 不知道我那個會議的取樣如何,但我感受到這些東南亞國家的同事們,個個處事積極、頭腦敏捷、英文流利,而且很有ownership會想把事情做到更好,與我之前在北亞的港日韓中同事們,都沒什麼差別(英文更好一點XD),甚至都「更想贏」,認識他們之後有種「啊,我在台灣真是活在象牙塔中!」的感覺,能夠認識這一群人,我真的很幸運。

以上是我學到的東西,很開心收穫滿滿累趴趴地回到台灣!從這樣的流程你能夠學到什麼其他的東西呢?歡迎跟我分享!

原文轉載自:Evonne Tsai Medium專欄中的丟球遊戲學領導與敏捷

 

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