掌握全局的思維,起點在於多想想

若說這世界上有甚麼能讓人咬牙切齒的事情,大概莫過於幾個人興高采烈背著滿滿的罐頭上山露營,卻在辛苦到達山頂後才發現忘了帶開罐器。

我是至今還沒碰過這麼悲慘的故事。 但在多年前,某次我一個人去香港的行程中,倒是有個值得記上一筆的小事件。 當時去香港的目的是已經忘了,應該只是單純去旅遊。 但是為了那次行程,倒是早早在網路上訂好了自由行的行程、而當時因為護照過期了,還特別從台中跑上台北辦好新護照、也事先去銀行換好了港幣,特別計畫了這趟行程要好好去鏞記吃吃燒鵝。

 

出發當天風和日麗,沒遭遇甚麼困難的買了票也搭上了往機場的統聯客運。 到了機場後,在一通電話的聯絡下很快的跟網路旅行社的送機人員連絡上,他給了我一個包含了機票與飯店住宿券的信封。 拿著這信封從第二航廈入關、沒有被航警阻擋、護照查驗也順利通過;不,甚至飛機也沒有誤點,當然更沒有美麗的空姐在送餐時把飲料或是熱湯灑在我身上。 事實上,九十多分後飛機非常平穩舒適的降落在香港機場。 這時候你若問我有甚麼不滿? 我會覺得除了路途上沒有碰到豔遇以外,倒真是個毫無需要抱怨的行程。

 

出了機場,看到當時香港新蓋的「機場快綫」。 來之前看過報導說,這東西據說十二分鐘左右可以從大嶼山機場到達香港島。 雖然票價看來有點貴(印象是來回要HK$180左右),但是大老遠來了這裡哪有不搭搭的道理呢? 於是大步的走向自動販賣機,按下了購買的票種,並拿出皮夾要準備付錢。 這時才發現…早早換好的港幣之前為了保險起見是收在桌子的抽屜中。 而如今,他們也還很保險的在那抽屜裡。

這大概也算是個很難得的經歷了。 畢竟我後來再也沒有聽說有人也是這樣獨身跑到國外去,卻直到下了飛機要買車票時才發現身上沒有一毛當地的貨幣。 而更不幸的事情在於,自由行買的可是中途不能改期的機票,而回程是訂在三天後。 也因此,就算當下想說:「嘿、我放棄不玩啦,我現在回去好了!」,但卻連這種決定可都沒辦法做呢。 還好翻了翻,皮夾裡頭還有大概不到2000元台幣。 拿著那些台幣在機場的兌換處換到了些許港幣,才有辦法搭巴士前往旅館。 說起來,也還好當時買的是自由行的行程,還不至於最後會沒地方睡覺。

故事的後面是這樣,鏞記的燒鵝當然那次沒吃到。 接下來幾天雖然也還是有出門,但為了怕沒錢用都是地鐵加步行。 早上得把旅館附的buffet早餐盡量塞飽,中午晚上能少吃就少吃。 講起來雖然狼狽,但好歹也就靠這樣度過了那樣的幾天。

也因為有這樣的經驗,後來再有旅行前我就會做個「查驗清單」。

一開始,真的只是打算做一份該帶物品的查驗清單。 但清單出現後,會發現如果清單上列的東西要確保它最後會安穩的在行李中出現,其實前面還有些別的事情要做,而前面的前面甚至有更多的事情。 這些事情有時間的相依性不說,甚至要順利做完這些事情自己可還不一定能抽空出來,所以還得因此再算上寬餘時間。 舉例來說,要辦新護照或是簽證是需要辦理時間。 若想出發前要拿到,可能早三天要送件;但要早三天要能送件、可能早五天就要先拍好大頭照;早五天要拍好大頭照,五天的前一晚可能該先去理髮;而要理髮就表示自己得錯開當天的聚會或是更早去理髮… 越思考會發現只是做個檢查表可能不夠,前端的作業時間都該考慮進去。

再接下來會想說,既然行程前可能會錯過些東西,那為了旅途中的順利是不是也該稍微規劃規劃? 於是不知不覺行程中該注意的事項、天氣、遊覽路程規劃、幾點該起床、怎麼走景點最有效率、哪邊有好吃的餐廳可以順便去,這些事情陸續思考起來要順便規劃規劃也變得好像理所當然。 再來又會發現旅遊不單單只是買機票跟定旅館的開支,認真要講前面辦理及規劃的費用、以及跟實際旅遊中的吃飯或門票的開支都是整個旅遊的支出。 如果這些費用能跟「要做的事情連結在一起」。 那整個旅遊的預算就可以更明確的掌握。

所以【要做甚麼、要何時做、要花多少錢做】,就這樣順序的產生了出來。

專案,我們也可以把它看成是某種旅程(Journey)。 差別在於一般的旅遊是要去個「具體的地點,做些具體的活動」。 但專案則像是「抽象的要到達某個結果或成就的過程」。 但是在進行中,如果沒好好從大處著眼的思考,那一樣也會充滿了忘記帶錢或甚至忘記更重要甚麼東西的這種鳥事。

所以【掌握全局的規劃】是很重要的。 因為當急急忙忙趕著作事情時,我們總會有所疏漏或不小心陷入某個枝節而忽略了全局。 若一些事情明明自己技術上了解會發生,卻因忘了做或甚至忘了規劃排除,那不是非常可惜嗎? 也因此,花時間多想一下的時間是不能省、不該省,事實上也省不掉的。 有些人不太能接受做專案前要花時間計劃這樣的概念。 常聽到的抱怨是專案時間已經很趕,怎麼可能還有時間浪費在規劃上。 但也因為這樣的想法,很多人為了提早幾個小時甚至幾天開始,在毫無大架構的規劃下匆忙的進行了專案,卻等做到某個程度下才發現漏了甚麼關鍵事項以致於需要回頭重做。 若只是重做都還事小,最怕的是已經做出的東西不能放棄,想要修改卻又疊床架屋,卡在那時候可不就很冤枉了?

何況,預做規劃可不表示你得在專案開始前預花三個月寫本如電話簿般厚的計畫書。 預做規劃僅僅是在事前多花一兩天從頭到尾深思熟慮一遍。 這可以是個全面性的深思熟慮,也可以只是在行動前多想一想的一個動作。 而起點往往就是這麼多想一下。 不這麼想一想前總會覺得事情簡單,總覺得我們已經充分掌握一切。 但是多想一下後,常會因此驚覺其實自己一開始想的並不周全。 想的越多、掌握得越多;掌握的越多才能站在高點從全面佈局與規劃。 也才能確保整個過程的平順與成功。


下一篇,掌握規劃的第一項工具 - WBS初探

覺得這篇文章好嗎? 請分享給您的朋友
歡迎「讚」一下我們的粉絲專頁,接收最新文章!
張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

Joe G+ ICON Joe LInkin ICON

2 則讀友回應

  1. fangermosi 2011-01-21 12:43:31 第 2 則

    “瞻前顾后不敢行动或是不知道何时该开始才是问题”
    是啊,有时候想得确实很详细了,但一想到自己实际有责无权,再想到之前很多别人不买我帐的经验,就会有种“前怕狼,后怕虎”的感觉,可最后往往也只能“明知山有虎,偏向虎山行”了...

  2. Mars 2009-06-09 12:01:57 第 1 則

    這個文章給我的收獲…
    一般來說~人,要馬不思考…所以常常會有遺漏…輕則如板主說的重做,重則改不了要在架構上做不合理的調整。
    但還有一種就是…想過頭…哈~感謝板主指出來!個人常常會陷入…想太多的狀況…
    就如不需要厚厚的一本電話簿一樣…如果只是比平常多個50%的思考,只是列出忽略處
    所能夠節省的維護成本似乎也不在少數~~感謝板主的觸發思維。

    • Joe Chang 2009-06-09 22:21:45

      其實想太多不一定是問題
      瞻前顧後不敢行動或是不知道何時該開始才是問題
      多想想永遠是好的~~~