管理者的印記

20110220_Beach Footprint

甚麼樣的工作經驗最令你難忘?你是否曾經歷過這樣的工作,即使已離開了崗位多年,回頭想起自己曾經付出過的熱血青春,不知不覺就自High了起來?當然,工作帶來的高薪給人滿足,同事間的情誼讓人溫暖(更不用說是辦公室戀情了!),但如果你問我這題,我會說「成就感」才是王道!OK,那甚麼是成就感?我今天不想談什麼馬斯洛需求理論。只是想起前陣子和紐約的老同事閒聊,無意間談到我們在2007年幫客戶設計的報表和操作流程,現在已經被數十間廠商採用,做為專案進度的標準。這感覺只有一個字:「爽」!讓我想起一個電視廣告:一位年輕的建築工人指著摩天大樓,驕傲地跟身旁的女友說:「看!那棟是我蓋的!」

我和Joe的公司裡,其實還有幾位比我們更資深的顧問(他們專業更強,但不像我跟Joe那麼會屁XD)。有一次我和其中一位同事去客戶公司服務,開會時對方的PM拿出了一些表單,竟然剛好是我這位同事多年前的智慧結晶。原來我同事和客戶PM曾服務於同一間公司,因為這些表單設計得相當實用,就在業界中傳遞延用了。雖然我這位同事已經是老江湖,甚麼大風大浪都經歷過了,但遇到這樣的「肯定」,還是忍不住暗爽在內心,嘴角眉稍同時上揚!我猜此刻的他,大概跟運動場邊,看到自己小孩拿第一的爸爸一樣,忍不住對著旁人說:「你看,那是我兒子,那是我兒子耶!」得意的咧!

不知道各位有沒有類似的經驗?相信我,這感覺「無價」。因為我們留下了某種「印記」。雖然人已離開崗位,但我們的付出在原地生根發芽,持續發揮著影響力。我也不知道為什麼,但人類這種生物對於「留下印記」這類事異常執著。有錢人喜歡捐錢蓋大樓,並以自己的名字命名,普通人也會去海邊找塊大石頭亂刻一通(反效果,因為看到的人只會覺得原作者是蠢蛋)。不過,以上講的都是小case,我知道有個PM,除了完成一個大project,更制定了一套管理規則,居然被延用了2267年之久,到現在他的project和規則都還在使用中,這人叫做李冰(小朋友,不是你認識的李冰冰),而他的project叫做都江堰。

都江堰?好熟喔,好像國中歷史還是地理就讀過了。只知道它是個位在四川的水利工程,很偉大?但有萬里長城偉大嗎?在外太空應該看不到吧(其實長城在外太空也看不到)?多年前,余秋雨先生的一篇文章,像傾盆大雨一般,把我對都江堰的模糊概念,徹底沖刷了一番。遺留下的是我對李冰和都江堰的崇敬,如同彩虹一般浮現出來。

一般人心中,中國古代最偉大的工程是萬里長城,偉大主要是因為它的量體。但要是從別的層面來看,你更會了解為什麼不到萬里長城百分之一尺寸的都江堰,也會名列聯合國教科文組織的世界遺產。其實都江堰和萬里長城的起始時間差不多,都是戰國末年秦朝之間,至今均超過2000多年的歷史。但幾千年下來,中國北方數以萬計的老百姓因為修築長城而家破人亡、客死異鄉。但平行的時間軸上,位於四川的都江堰卻持續滋養著天府之國的千萬百姓。今天的萬里長城,只是一幅觀光客拍照留念的雄偉背景(事實上在清朝,它邊防功用就已經淡化)。不過都江堰,不可思議地,兩千多年後的今天,仍是四川盆地相當重要的基礎建設,持續提供當地防洪、排沙、與灌溉功能。

我認為做PM的都該記住李冰這個人,為什麼?他完成了一個偉大的project倒是其次,重點是他留給後人一套簡單明瞭的標準作業程序(SOP)。就是靠這偉大的「印記」,讓這個成果可以維持千年不墜。放眼全球,這樣了不起的管理奇蹟還真找不出第二個。

可以想像,在西元前256年的李冰在進行都江堰工程時就知道,一項工程成敗的關鍵,在於能否長久發揮它的功能。尤其是水利工程,如果幾百年,甚至幾十年後,後人不知道怎麼維護改善,當下投入的金錢和心力,就會隨著江水向東流,一去不返。針對這些問題,李冰設計了一些管理機制,流傳至今成為治水六字訣和八字格言。

20110220_深淘灘低作堰

治水六字訣的六個字是:「深淘灘,低作堰」。「深淘灘」是因為整個工程當中,有一段河道會淤積,所以歲修時一定要把淤泥清除,雨季時才不會氾濫。相傳李冰甚至製作了石馬,埋在河底特定的位置,工人挖掘時不能偷懶,必須挖到這些石馬才符合標準。至於「低作堰」的堰,是某段河床上的一個堰體,作用是在枯水期時可以截水灌溉,在豐水期可以攔截泥沙。李冰特別強調這堰要做的低一些,因為他知道枯水期時人們往往為了爭水灌溉,會想要把堰弄得高一點,以便攔截更多的水,但這樣的高堰,到了豐水期就會發生嚴重的泥沙淤積,導致工程失效。可見,懂技術固然重要,但能看透人性的懶散、貪念、與短視,並制訂規則來加以控制,才是管理者的俐落手腕!

20110220_八字格言

「遇灣截角,逢正抽心」也是千年以來流傳後世的治水八字格言。「遇灣截角」是指歲修時在河道彎曲處,要盡量將突岸的銳角除去,降低河水對河岸的沖刷。「逢正抽心」則是在筆直的河段,要將河床的中央部分挖深,讓河底挖出類似V型溝槽,這樣才能讓湍急的河水維持在「中道」,不向兩岸漫溢。就這短短八個字,基本上道盡河川整治的基本原理,也讓後人有個琅琅上口、簡單明瞭的施行準則。

老僑在上篇「你想成為孔明還是趙括」談起了孔明靠妙計修理曹操,讓我想到三國演義另一段,孔明給劉備三個「錦囊妙計」,讓周渝「賠了夫人又折兵」的故事。想必臥龍先生事前已在帳中運籌帷幄,沙盤推演,也就是做了個what-if analysis,然後才把策略簡化成「三個執行步驟」,讓長耳朵老闆去執行。這些年來,我自己從工程師轉變為管理者的心得是,技術人員專注於把專案或產品正確地完成,而管理者,則應該思考如何將複雜的任務轉變成簡單、容易執行的指令,同時制定必要的規則,降低執行者出錯的機會!

我家裡有位長輩,是位退休的公務員。她曾經跟我分享她帶人的小訣竅。新人剛來,很多業務不熟,她都會要求新人一邊聽她講解,一邊轉化成一張張小紙片,裡面是一項一項的工作清單。如果要交代事情給下屬,她也會寫一張checklist給他們,等下屬都打完勾了,再來回報,甚麼事情沒做完,當事人自己也最清楚。這樣零成本低科技的做法,卻讓她在數十年的公務生涯帶出了許多位優秀的公務員,也交了很多朋友。我自己也有樣學樣,比方說之前有位和我配合的工程師,常常人到了客戶公司,才發現某份簽單沒帶、幾片光碟漏拿,幾次下來兩個人都快瘋了!於是我拿出一張小黃貼,列出所有該準備的物品,並請他補遺,問題就這樣解決(之前怎麼沒想到T_T),而且更讓我感覺很棒的是,那張紙條留在他屏風上一年多,邊都捲起來了還在使用!

20110220_MWH便條紙

寫到這裡,我突然想起以前在美國工作時,公司會發給我們印上個人姓名的專屬便條紙,而且一發就是好幾本。後來也陸續收到過燙上自己名字的名片夾、隨身碟這類東西。我想老美很了解人對「留下個人印記」這件事情的迷戀。但如果你立志成為像李冰一樣的管理者,你會知道,留下名字不重要,能真正留下一個制度,留下一份表單、甚至只是一張便利貼,才會真正讓你對這份工作有不虛此行之感。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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11 則讀友回應

  1. Gee 2012-07-26 13:35:12 第 11 則

    最近北京城暴雨,災情頻出,說是60年來最大的一次降雨量。
    當然,北京因為緯度高又乾燥,雨量的標準與台灣是不能比的,
    但我當下第一個想到的就是那些古代建物!
    北京城大致上還依照舊時的規劃(以故宮為中線分東西),但隨著時代的進步,到處拆拆建建,外環城牆早就成了一條一條的大馬路!!
    今天看到一則報導後,證明了一件事~
    "在此次暴雨中,紫禁城、天壇與頤和園等古建築安然無恙,反倒是中共建政後才興建的道路與建築不堪一擊。"

    所以無論建築有多麼炫麗的外表,即便2008年京奧時花了大錢在很多建物的外觀上,但最終核心的東西隨便規劃的結果,就很容易在一次巨大的風險中顯得不堪一擊。
    相同的,做專案不也如此嗎?

  2. Gee 2012-06-04 15:24:18 第 10 則

    我比較想要當"李冰冰"~

  3. Gee 2012-06-04 14:34:35 第 9 則

    看來我唯一的印記就是~
    颱風來的時候
    119有事的時候~

    • Bryan Yao 2012-06-04 14:39:52

      看來妳以前的工作,跟李冰是同個等級的呢!了不起。

  4. fangermosi 2011-03-02 13:25:58 第 8 則

    呵呵,确实如此。以前在车间里,常看到频频解决产线上问题的工程师,就容易受到老板表扬赏识;而那些很少出问题的产线的工程师,反而不被老板关心。
    也许人类社会的生存法则就是这样,“扁鹊”就是要比“扁鹊的大哥”吃香,这是否证明了自我宣传的必要性呢?

    • Joe Chang 2011-03-02 14:26:49

      這證明了先知的寂寞性 :P

  5. fangermosi 2011-03-01 14:59:55 第 7 則

    是啊是啊~
    俗话说:光说不练假把式,光练不说傻把式,又练又说才是真把式。一个能力再强的人,也要想办法取得周围的人的信任和支持,才能真正把事做好。所以PM的沟通能力确实重要啊!

    • Joe Chang 2011-03-01 21:24:15

      哈 我的意思是說,如果把危機全都防範於未燃了
      大家會覺得你是吃閒飯的 :D