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不在辦公事,也在辦公室

真的會不在辦公室也在辦公的,除了業務員以外,大概就是如我這種事情常常沒辦法在白天做完,只好半夜躲在家裡抓頭苦惱寫著文章或做企畫書的人。  不過,這句話如果修改幾個字,倒似乎對很多人而言又變得很有貼切性了。 比方說我有幾位朋友待在日本公司裡,公司高層就是會希望大家「經常性」的留下來加班。 但留下來加班可不表示有事情作,有時候往往只是因為大家都不敢走,所以百般無聊也得留下來跟大家大眼瞪小眼,甚至是得想盡辦法「裝忙」。 所以呢,有人看到我把標題定成「不在辦公事、也在辦公室」,搞不好會心有戚戚的會心一笑吧? 今天來談談加班這東西。

用Outlook來做「協同合作」(四)下

第四章 追蹤與檢視 4.3 自訂檢視 除了可以從既有的檢視畫面調整顯示的內容以外。 你也可以自行建立自己專屬的檢視配置以設定自己需要的欄位、排列方式、篩選方式等。 這樣日後只要從左邊「目前檢視」區域選擇自己建立的檢視畫面就可以快速切換。 那要做到這一步,我們可以先建立一個檢視。 首先,請從上方的下拉式選單選擇「檢視」→「目前檢視」→「定義檢視」。     

空隙

註: 本文原始是在跟公司內部的成員溝通、並宣導專案管理的概念。 (主要談的是績效考核這東西的危險性。) 某位同仁在他部落格提到一些組織管理上的問題。 本來我只是靜靜看著,想說不要隨便插嘴的好。 但這兩天想到,這些疑問或許是其他人也有的疑惑,那其實就值得聊聊了。 畢竟目前整個組織都在為了能打下更扎實的根基而陸陸續續在推動一些調整,雖然事前各規劃的人員都做了多次的會議、沙盤推演、以及密集的討論,但百密總可能有一疏,總可能有些甚麼漏洞是一開始沒被查覺的。 而另一方面,這些規劃與布局有時候不是瞬間的變更,往往是階段性、漸進式的,但調整步驟卻未必能

1-9, 實獲值之專案進行中的警示

之前提到,我們可以把專案的進度,以金額權重的方式轉化成三條線。 分別是Planned Value (計劃值)、Actual Cost(實際花費)、以及Earned Value(實獲得值)。 這三條線會告訴我們包含了專案時程、成本、範疇的總進度狀況。  

實獲值管理的流程

這份是我這兩天在整理房間時找到的手寫筆記。 看來應該是我2006年去參加Primavera年會時,某個演講者的分享。 基本上這10點的流程定的非常的精實。 只是沒有講解下,沒經驗的人可能還是很難照著用。 但最近既然陸續貼了幾篇關於實獲值的文章,我就也先把這篇貼出來,日後有機會再來逐條討論吧。

1-8, 三條線的秘密

上次提到,在專案規劃完成時,我們可把整個專案累積的資源耗用繪製成一條曲線。 這條曲線稱為S-curve,也稱之為Planned Value;是專案的「計劃累積耗用量」。 而這條曲線,不單只是成本的展現,還包含了時程資訊。 畢竟花多少錢是跟著工作在何時發生而決定;也因此,當專案中任何工作的開始時間、完成時間、或是延續時間有調整下,那這曲線會跟著產生變化。 而工作有多少、該做哪些工作,又跟著專案的範疇而變化(只漆書房跟還要漆客廳的工作量一定不同),所以曲線其實也還包含了範疇的資訊在其中。 也因此,我們稱這條曲線是同時包含了範疇、時程、與成本在其中的一條進度評

用Outlook來做「協同合作」(四)上

第四章 追蹤與檢視 寫著寫著發現這章內容有點多,所以分成上下集來貼。  這章要談論的是怎麼透過分類、群組、調整欄位、檢視畫面的調整來分析你手上的工作清單。 讓你可以更簡單的了解目前工作的狀況,讓資料可以你需要的方式呈現,讓你加快資料判讀的速度、進而做出正確的理解與決策。  4.1 檢視畫面 在Outlook的左邊,你可以看到如下圖標頭為「目前檢視」的選擇按鈕。    系統已經幫我們預先建立了一些檢視,你可以透過「目前檢視」下所列出的選擇來切換不同的「檢視」。  

1-7, 松香水啟示之實獲值初探

在繼續故事之前,我們先花點時間說明一下前篇(松香水的啟示)所談概念的學理意義,以確保後面邪惡的情節出現時,大家都能看得懂。 在松香水的啟示一文中,我們提到一個常見的迷思。 就是當評估進度時,有時候會謬誤的拿「預定花費」跟「實際花費」來相比。 比方說在Eric的例子裡,會覺得現在若應該花300萬,只花了280萬好像是好事;但是這其實是毫不相關的兩個數值,根本不能也不該拿來比較。 當我們透過Alex刷油漆的例子就可以明顯的看出,預計耗用跟實際耗用的比較是完全沒有意義的。 Alex並不是油漆用得少,而是因為進度落後以至於沒有用到這麼多油漆,才會讓實際低於預計

用Outlook來做「協同合作」(三)

第三章 用「工作」與其他人互動 接下來,三四篇可要開始進入重頭戲了。 畢竟若只是要自己紀錄待辦事項的話,一本筆記本也可以達到同樣的功效。 那既然要用Outlook這樣的工具,就是希望還能派發工作給同事、收到他們的工作進度,以便掌握工作全貌。 所以這一章呢,我們要談的是怎麼透過「工作」這功能派發工作、及追蹤進度。 而下一章呢,則會來談要怎麼透過不同的檢視設定讓我們能快速的掌握現況、並分析資料。 3.1 發工作給其他人及接收工作  若要把工作發派出去,那你首先要先建立一個新工作。

1-6, 松香水的啟示

在經歷了風災之後,Eric很幸運(?)的把燙手山芋丟給了他的主管。 讓他的主管Alex來煩惱到底遭受天災意外的專案是該停止還是繼續;而現在呢,Alex得要在十天內迅速做出決定。 目前照Alex初步的評估來看,繼續合約或許是最好的主意。 畢竟目前若停止合約,立刻要損失150萬;但若繼續下去,最後順利做完的話約有200萬的利潤。 這筆錢扣掉修復的錢(150萬),還可以小賺個50萬;如果請廠商趕工,扣掉30萬也還能小小小賺個20萬。 唯一的兩個風險在於,萬一到時候Delay太多損失超過150萬,那就虧大了;再不然萬一之後才發現根本修復不回來或是做不

用Outlook來做「協同合作」(二)

第二章 用「工作」自我管理 對於「工具」這功能,最基本的使用方式是自己一個人關起門來用。 不管是當成提醒、應辦事項的清單、甚至是採買的列表,都可以藉此協助自己記錄哪些事情該做、甚麼時候該完成、又要追蹤哪些做完了、哪些Delay了。 所以本章呢,就先介紹如何單人使用Outlook的「工具」功能。 2.1 介面 上次提到,我們選擇新建一項工作後,會有如下圖的視窗出現。   

1-5, 堅持到底,就看到勝利!?

(前情提要) Eric在會議上使用造假的方式順利的讓大家相信進度順利這件事。 老闆還跟他大力的握了握手說:「這新部門的第一款作品就靠你啦!!」 講的Eric不知道是該高興還是該擔憂….. ---- 會議順利過關後,Eric算是鬆了一大口氣。 但他也很清楚知道,更大的挑戰隨之而來。 畢竟原來合約抓的Schedule就已經很趕,就算是正常狀況恐怕都讓人有些擔憂。 事實上之前團隊已經抱怨很辛苦了。 但目前這樣的情形下,不但要想辦法「偽裝」專案進度順利,還得在不被上頭發現的狀況下重新設計。 這極度耗損人力不說,得壓著團隊每天加班,而部分元件得另外發包,成本控制也

用Outlook來做「協同合作」(一)

當進入專案管理這領域並開始摸索一些技術上的東西後,一般人往往立刻苦於沒有工具可以配合應用。 當然,如Microsoft Project 或是 P3這類系統雖然都很專業、也確實廣為大型專案所應用,但對於一些小案子的負責人而言,排程的需求其實並不高。 這是因為很多小案子的工作之間關聯性其實不多、或說就算有也都還「勉強」可以靠人力掌握、網圖並不複雜。 加上這些小案子未必有嚴謹的合約關係、沒有業主或是其他介面單位,因此CPM的幫助其實也不明顯。 所以,真正讓很多小案子的負責人所困擾的反而不在排程,而多在於工作分派、與其他人溝通、分享訊息、議題掌握、進度追蹤等等所

1-4, Marriage

在我們繼續Eric的故事之前,還有一件事情想聊一聊。  看了上禮拜的文章,可能有人心裡會有嘀咕想說:「偷偷改規格或許是罪大惡極,但如果只是讓案子盡善盡美呢?」「追求盡善盡美有罪嗎? 幫專案加分需要被人管理嗎?」 嗯,這問題看起來也滿有道理的不是? 我們設定一個情境好了。 假設我參與一個網站設計的專案,我負責版面的配置。 我在安排版面時,發現客戶送的文案寫得很爛。 我可以「為了他好」自己幫他改寫嗎? 看了上次那篇之後,大家應該知道這是不應該發生的。 就算他寫的爛,也不表示我可以自作主張的把他文字內容改掉。 畢竟改了文字描述後,搞不好他想表達的意思

1-3, 到底是誰害的(下)

(承前文) 故事繼續之前,我們先來聊聊到底是怎麼讓事情變成這樣的吧。 到底誰是壞人呢… 是Eric嗎? Well, 雖然Eric因為沒有誠實面對造成一些問題 - 從一開始他因為恐懼所說的小謊(跟老闆說很容易就能解決),讓他之後騎虎難下而沒辦法坦然面對真像。 不斷的繼續做假,才造成整個狀況惡化至此。 這部分當然是有他的責任,但卻不是我最想要談的東西。 一來,我並不打算從道德的角度來看這件事情,畢竟若故事講了半天只是宣導人要誠實,也未免太八股太無趣了吧? 我還不如直接貼華盛頓砍櫻桃樹的故事,最少不用自己寫的累得要死。