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《12週做完一年工作》選摘:提升效率必學!以 3 類「時間塊」排定每週行程

美國開國元勛富蘭克林(Benjamin Franklin)說過:「我們只要顧好每一分鐘,歲月就能顧好自己。」這是明智的建議。實踐此一智慧的挑戰在於,一天之中總是會有事情冒出來,你沒有預料到的事,而這些事會占用你寶貴的分分鐘鐘。試圖減少這些干擾的做法,效果通常不太好,而且可能比單純處理這些干擾還更難。在我們看來,成功使用時間的關鍵,就是有意識地使用時間,這並不是試圖消除這些計畫之外的干擾,而是每週預留固定時間,專門用來處理具策略性的任務,我們稱之為「績效時間」(Performance Time)。

【菜鳥主管成長日記】我的下屬比我還強勢?性子軟的主管怎麼推動不配合的同事?

許多年前,在我剛被提拔成主管時,我發現原本自己做的游刃有餘的工作,在有了一群「小幫手」後,我反而不知道該怎麼做了?我不希望用主管的身分去指揮他們,可是有時候該嚴肅的時候,反而覺得彆扭,太嚴肅的糾正他們鬆散的行為,還反被擺臉色。相信許多性格比較溫和,做事認真負責的主管,在管理團隊上,若遇到比較強勢的員工,心中多少也會和我有一樣矛盾的感覺。那麼,這個分寸要怎麼拿捏才不會變成進退兩難呢?既能融入團隊,又不至於管不動他們?

5 分鐘的晨間待辦清單整理,從混亂到掌控的生產力習慣

當一天事情很多很亂時,兩個小動作,可以幫助自己獲得更有掌控力的一天。第一個小動作是:每天早上花個 5 分鐘回看一下待辦清單,確認今天的重心,幫助自己減少混亂中的失誤,在繁忙中掌握關鍵,並且懂得取捨,知道如何停止。第二個小動作是:一邊處理事情,一邊把各種意外行動記錄到待辦清單,讓自己可以隨時回顧在忙什麼,即使亂中也有序,避免空忙。以免一天最後結束時,忘了自己做了什麼重要行動。

面試老看走眼多半不是視力的問題

今天被客人問到:「要如何減少面試時,常常看走眼的機率?」,我回答:「你以為是視力的問題,但事實上多是翻譯力的問題啊」,舉例來說,你以為公司需要的是「積極、擅溝通」(求職平台隨便都可以看到一大堆這樣的描述),我想問:請問「擅長溝通」到底是什麼意思?請問「積極」又是什麼意思?換句話說,你公司真的需要這樣的人的嗎?需要這樣的人究竟是要用來幹嘛?

2 年內我幫助超過百人解答寫筆記的疑惑,這是我發現多數人的筆記無法發揮綜效的原因

如果寫筆記的目的是在幫助自己產出,那影響產出效率的關鍵是什麼?先說答案:好的筆記連結。但什麼是「好」的「筆記連結」呢?這裡面有 2 個問題要回答。什麼是筆記連結?如果把知識產出看作是一條生產線,筆記是這一條生產線中重要的工人。而工人是否能發揮 1+1>2 的綜效,背後的關鍵在於「筆記之間的連結方式」。

上司不好當,管理階層需注意的「情緒勞動」

領導人與情緒勞動一名兒童保護服務辦公室負責人一天早上醒來獲悉,他們輔導的一名母親前晚殺了自己的小孩,然後自殺。這是他們遇過最可怕的意外。他急忙著裝去上班,專注在眼前最重要的事,亦即在接下來數小時先放下自己的情緒,專心協助員工處理他們的情緒。

有種拖延是計畫導致的拖延?善用 3 種「意外的短專注」克服拖延

為什麼很多時候做計劃想要克服拖延,反而讓我們更容易拖延?可能大家都有過類似的經驗:當我們要開始一項重要工作時,我們會想要先整理一下資料,清潔一下書桌,調整環境或氣氛,或者想想還有沒有未完善的計畫細節。結果這些事情東拉西扯,不知不覺中原本的專注時間就消耗掉了。如此一來,事情本身反而沒有進展。