傳說中的成本報酬式(Cost-plus-fee)合約

前幾天大家在討論區從專案實獲值管理(Earned Value Method)聊到Cost-plus-fee的合約形式。就字面上來看,就是包商把自己的成本(Cost)外加(Plus)一定比例的利潤(Fee),來向業主請款。但國內簽訂合約還是以總價承攬(Lump Sum)為大宗,所以對這類合約的認識多半止於教科書的內容。

cost-plus-fee

過去幾年我在國外擔任成本管控的工作,剛好處理的便是這類合約,想借此機會跟大家分享一下我的經驗。但我要打個預防針先,合約管理的領域博大精深,我從不覺得自己是專家,這裡不過把我個人接觸過的資訊提供給各位參考。

業主會採用Cost-plus-fee合約的常見原因,是該專案的範圍(Scope)不容易預測。比方說你想蓋一棟房子,建築師已經幫你完成了設計,也估算出材料的成本,這時你只需要找家承包商,按圖施工把房子蓋出來,這時以總價承攬發包是最簡單的選擇。但如果你需要請人開發一套軟體,或是請顧問公司幫你進行組織改造,這類專案範圍模糊,難以訂出底價,同時,你也不希望競爭者以低價來搶標,所以Cost-plus-fee可能是比較好的選擇。

以下我用在美國接觸過的一個顧問案,分別從「合約上限」、「總包請款」、和「總包成本」這三部分來探討。

首先來談「合約上限」,這裡要注意的是,Cost-plus-fee的金額並不是無限上綱,還是有個天花板,不能超過。我們稱作NTE(Not-to-exceed Amount)。從上圖可以看出,NTE之下包含了三個大項:

合約工作項目:以業主要求的交付產品(Deliverable)來區分的項目,也就是總包該完成的工作

差旅與遷徙:差旅或是員工搬遷(Relocation)的費用可以報銷,但要控制在此額度內。

專案預備金:就是所謂的Contingency。通常用於「合約工作項目以外」臨時增加的工作。要用到這塊的錢,基本上要通過特別的審查。有些專案,如果預備金最後沒用完,總包有權領取一部分,作為管理良好的獎勵(Incentive)。

某些合約設計,除了專案整體有NTE,個別的工作項目也設定了NTE上限。比方說某個軟體開發案之下有個教育訓練的項目,NTE是50萬,代表包商用於教育訓練的額度不能超過這個金額。這是業主用以控制包商「專款專用」的手段。

最後關於「合約上限」有個小提醒,大家不要把這個NTE上限和總價承攬(Lump Sum)合約中的「合約總價」給搞混了。NTE是定義一個包商請款的上限,實際支付還是以包商的真實成本加上利潤計算而來,通常不會真得領到NTE全部金額那麼多。但總價承攬合約的包商,只要確實履行合約,是可以領到整個合約金額的。

接下來我們來談談比較複雜的「總包請款」部分。所謂總包請款就是總包商可以從業主那賺取的金錢,也就是總包的專案營收(Revenue)。Cost-plus-fee合約的請款金額有一定的計算方式,公式裡的參數就是業主和包商討價還價的結果。本例的顧問案,沒有材料的成本,主要的成本都來自於人力和管銷費用(Overhead Expense)。而人力成本部分,又分為總包的直接人力以及分包的直接人力。我們一個個來看:

總包請款:針對總包人力部分(所謂參考值是我參與過合約中的平均數字)
REVENUE =(MH)(Salary Rate)(1+Labor Overhead)(1+Fee)+(MH)(APC)

MH(Man Hour):就是包商員工投入的直接工時(Direct Time)。由包商的工時系統蒐集。
Salary Rate:就是包商員工的時薪,可見大家的薪水在業主那兒都一目了然。
Labor Overhead:這是對包商管銷費用的補貼,就我看來,也包含利潤。業主嫌哪家公司「貴」,那家「便宜」說的往往指的就是這個數字,常常也是討價還價的重點。(參考值180%)
Fee:就是利潤,公家機關的專案,Fee常常是固定的數值。(參考值12%)
APC(Associated Project Cost):電腦軟硬體、辦公設備一類的成本,通常也是定值。(參考值US$6.5/h)

總包請款:針對分包人力部分
REVENUE =(MH)(Sub’s Billable Rate)(1+Margin)

MH(Man Hour):就是分包投入的工時。由分包商的請款單(Invoice)蒐集。
Sub’s Billable Rate:總包應支付給分包的工時單價,包含分包商的人力成本、利潤和管銷。參考值為分包商員工時薪的2.0倍。從這裡可以看出,分包商的成本在業主的眼中也是透明的,以前聽說總包會圖利個別分包商(大舅子開的公司這類的),給予超過行情的金額,在這裡比較容易受到業主監控。
Margin:如果是10%,代表總包可從分包每小時的投入中賺取10%。但我遇到的專案都是0%,也就是雇用分包不會替總包帶來任何利潤(甚至還會倒賠,後面會說明)。

總包請款:針對專案的管銷費用
REVENUE = (Overhead Expense)(1+G&A Burden)

Overhead Expense:就是專案的間接支出,常見的就是影印、文具、租金這些。不過差旅有專屬的預算科目,不列在本項。
G&A Burden(General & Administrative):所謂的管理費,參考值9.5%,也就是說,專案花了100元影印,可以向業主請款109.5元。這比率通常也沒有討價還價的空間。

最後,我們來看看第三部分,也就是「總包成本」。這其實就是總包公司執行專案所衍生的內部成本,這部份的資訊通常是由總包公司的會計系統來計算(Rita書裡特別提到Cost-Reimbursable 合約的承包商需要有會計系統)。一間有規模的公司,財會部門必定會歸納出一套計算成本的公式,將專案的工時與管銷支出,轉換成公司的成本。有人可能會問,成本數字就直接把員工的薪資和雜項花費加起來不就得了,為什麼需要公式?想想看,假如你擁有一輛車,開出去環島一周,你付出了多少成本?絕對不僅止於這段路途的油錢,你還得考慮車輛的折舊、維修、保險、稅金、甚至於停車位費用都要算進去才合理。同樣的,總包賣給業主一個專案人力,也同樣會衍生出一系列的成本,並依來源分成三個不同的公式:

總包成本:針對總包人力部分
COST = (MH)(Salary Rate)(1+Labor Overhead Burden)(1+G&A Burden)+(MH)(APC)

MH(Man Hour):總包人力的工時投入,跟前面「總包請款」的數值相同,由工時系統蒐集而來
Salary Rate:員工時薪,與「總包請款」所用數值相同
Labor Overhead Burden:納入聘用員工所衍生出的成本,包含各式員工福利。參考值140%。
G&A Burden:意義和「總包請款」公式所用相同,但數值可能略有差距,一般介於9%-10%之間。
APC:意義同「總包請款」公式,也就是電腦軟硬體,辦公設備之類的成本。但數值可能不同,由總包公司的會計來統一訂定。(參考值$8.5/h)

總包成本:針對分包人力部分
COST = (MH)(Billable Rate)(1+G&A Burden)

MH(Man Hour):分包的工時投入,與前述「總包請款」公式相同。
Sub’s Billable Rate:總包應支付給分包的工時單價,與前述「總包請款」公式相同。
G&A Burden:意義和「總包請款」公式所用相同,但數值可能略有差距,一般介於9%-10%之間。

總包成本:針對管銷費用部分
COST = (Overhead Expense)(1+G&A Burden)

Overhead Expense:就是專案的間接支出。數值和前述「總包請款」公式相同。
G&A Burden:意義和「總包請款」公式所用相同,但數值可能略有差距,一般介於9%-10%之間。

Ok!讀到這裡是不是一個頭兩個大,如果你都搞懂了,給你拍拍手。我當初一上班就被要求熟悉這整套財務架構,兩個星期後,兩個破億專案的帳就交到我手上管理,自己也是摸索一陣子,才漸漸掌握。如果真有興趣,可以建個Excel試算表,用不同數字代代看,找出什麼樣的組合可以獲得較佳的利潤(請款金額 - 內部成本)。不然,就聽我總結幾個重點,其實也就夠了:

1. 傳統的Lump Sum合約存在許多弊端。因為包商能獲得的總金額固定,他們自然會傾向「便宜行事」,暗自刪減範疇,或是採用劣質的材料,這些都侵害了業主的權益。至於Cost-plus-fee合約總包的利益和業主的利益比較相符,但如同Rita在PMP Prep書中提過的,這類合約要能順利執行,業主要有稽核的能力(避免總包亂花錢),而總包也必須建立會計系統與專案管理系統,以因應業主的查核。以台灣的狀況來說,這有賴一連串的基礎建設與人員訓練才能達成。

2. 上述公式最主要的輸入值便是工時,這部份均由「工時單」系統來蒐集。我們甚至被業主稽核過,是否每天確實填寫工時單。當時多數人都習慣每週填一次,所以這稽核還引起了不小的騷動。另外,所有專案成員的自我記錄變得相當重要,不誇張,我就曾經被問過七個月前某個週四下午我花了那四小時是在做什麼?好家在我有寫日誌的習慣,不然要怎麼生出答案?

3. 針對「合約上限」部分,有時政府專案會有一些額外的限制。例如紐約市政府就規定某些合約工作項目總額的22%要發包給在地的分包商,其中又有特定比例,須由MBE/WBE(少數族裔/婦女)的公司承攬。很多總包商都為了滿足這個額度大傷腦筋,所以一些華人、印度人在紐約開公司是挺吃香的。

4. 專案在啟動之前,專案經歷必須事先預估所有的人力與花費,同時精算出「總包請款」(即總包營收Revenue)和與「總包成本」(即內部成本Cost),並總結出專案可能的利潤(Profit = Revenue - Cost)與獲利率(Profit/Revenue)。這數字一方面要回報給總包公司的財務部門,另一方面也要通過業主的檢核。什麼樣的利潤才是「政治正確」?這裡就有點「藝術」的成份了!記得我曾做過一份預估,獲利率達15%,主管要我下修成12%;另一個專案,獲利率只有9%左右,主管竟要我再往下修成6%,這裡其實就是業主與總包之間的默契了。

5. 有些業主會鼓勵總包多雇用分包商,以活絡當地經濟,但有時正好相反,希望讓管理單純化。不同的策略可以靠「總包請款:分包人力」公式中的Margin來控制。假設Margin是零,代表總包雇用分包商不但沒有利潤,還得倒貼,因為總包的收入是(MH)(Sub’s Billable Rate),但支出卻是(MH)(Sub’s Billable Rate)(1+G&A Burden),如果G&A Burden是10%的話,代表總包每支付分包商$100元,僅能向業主請款$100,但在內帳的成本卻是$110。所以之前提到,要把Profit降低,增加分包商的工作量是一個方法。

6. 另外要談的一個參數是Salary Rate(時薪)。如果你試算過以上公式,你會發現Salary Rate越高,Profit Rate也會越高。所以這裡衍生出一個有趣的課題:不管總包或是小包,都會傾向雇用高時薪(通常也代表較資深、較優秀)的員工來從事專案,這對業主應該是好事,但過高也有問題,比方說公司的VP來開專案會議,可能一天的費用就不得了,所以業主通常也會制定Salary Rate的上限,時薪$100的VP還是得來開會,但業主最多只付$80。

7. 承上。既然Salary Rate越高,總包與小包可以請更多的款,所以只要績效有做出來,老闆不會吝惜幫專案成員加薪,帥呆了!不過,所有人的時薪在業主那裏都是透明的,不適當的加薪也會招致業主的干預,換句話說,「業主滿意度」也成為個人考評的因素之一。

如果你正在準備PMP考試,不用擔心以上這些實務細節。但如果是工作上會接觸到合約,或許這篇文章可以提供一些管理上的參考。總歸一句話,合約就是雙方議定的遊戲規則,一場好的比賽,唯有在雙方都認同的遊戲規則下才有精采的演出。任何人都可以在白紙黑字上寫下不平等條約,另一方也可能為了生存而畫押,但我相信「生命自己會找到出口」,沒人會願意做賠錢的生意,這也往往就是那麼多失敗專案背後的原因!

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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4 則讀友回應

  1. wenson 2016-03-20 21:29:45 第 4 則

    類似這樣的合約,業主通常需要另一個專業的會計或管理顧問,
    幫他稽核總包有沒有浮報費用
    或是要有一套完善的稽核作業作後盾。

  2. wenson 2010-07-22 15:15:19 第 3 則

    了解。
    我原本的想法是以為
    APC是個人完成個人工作的資源成本
    所以可能包含個人電腦(含軟體)、安全設備、個人專業工具等
    Overhead Expense是公司中所有人都會用到的公共設備
    如影印、列印、咖啡等 :P

    • Bryan Yao 2010-08-02 11:41:35

      這邊強調一下,以上內容是基於我個人參與過的案例,這些名詞和公式未必稱得上業界標準。大家在看這篇文章時,請盡量專注在概念,至於名詞和計算方法,此處僅供參考。

  3. wenson 2010-07-22 12:44:15 第 2 則

    謝謝Bryan的分享!真的要給你拍拍手!

    這裡想請教一個小問題:
    APC和Overhaed Expense內容好像很接近
    有區分的準則嗎?
    是不是APC是每個labor直接使用的資源成本
    Overhead Expense是公共財?

    • Bryan Yao 2010-07-22 14:26:09

      好問題,就我所知,APC通常針對特定的電腦設備或是軟體來依實際使用「工時」計價。有些顧問公司會建立一套追蹤系統,比方說工程師一開機,執行AutoCAD(設計軟體),會跳一個小視窗,要求輸入「專案代號」與「成本代碼」,然後系統會計算個別專案到底用了該電腦和軟體多少時間,據以計算出APC。等於是電腦設備和軟體的「工時單」,會計系統按月會把這些軟硬體的成本,依照工時分攤到個別專案的個別項目。
      至於公式中的Overhead Expense,則是專案中一筆一筆計算的雜支,像影印、文具這類支出。與「工時」無關。
      我認為,APC和Overhead Expense其實都是「管銷費用」,但APC反倒比較接近你說的「公共財」,比方說某設計公司買了一套AutoCAD用在好幾個專案,要怎麼分攤成本呢?就以AutoCAD用在每個專案的個別工時來分攤。
      僅就我所知跟大家分享,如果有熟悉會計方面的朋友,歡迎指正。

  4. IT肥蝦 2010-07-22 10:21:00 第 1 則

    Bryan,寫得好!

    給您拍拍手,那您也得給我拍拍手耶!

    因為公式我看得懂耶!(對唸經濟的肥蝦而言,這還好!記得上次參與一個外商的衍生性商品系統的計價公式,哇!真得看沒!)

    這些公式與觀念應該還蠻實用的!(因為肥蝦沒用過!)
    肥蝦有個疑問:在PMBOK對CPF有個initial estimated project cost,這應該就是此處的Not-to-exceed Amount,是嗎?

    • Bryan Yao 2010-07-22 12:09:53

      剛剛翻了PMBOK 4,Cost Plus Fix Fee的定義是:
      The seller is reimbursed for all allowable costs for performing the contract work, and received a fixed fee payment calculated as a percentage of the initial estimated project costs.

      我想這個Initial Estimated Project Cost就是計算Fee的基數,如果以文章中提到的請款公式來看,應該是(Man Hour)(Salary Rate)以及(Overhead Expense)。

      不過我想強調一下,PMBOK為了把各類合約的精神闡釋清楚,其實簡化了公式。概念上的確是Cost+Fee,但你不能只把這兩個數字加起來跟業主請款,背後還是有一套會計法則在運作。