專案若想管的好,你需要成為資料收集達人

專案若想管的好,你需要成為資料收集達人

專案開始需要精密管理,說起來還真是近幾十年間才開始興起的一門學科。 古代的人雖然也蓋了萬里長城跟金字塔,但「據說」因為那時候沒有照相機及Email,皇帝平時又忙著跟後宮的佳麗週旋,因此只需要每幾個月在竹簡之類的東西上面畫個圖,剩下時間可能幾乎沒甚麼事情需要決策。 就算要決策,大概也是諸如此類這種小問題…

古代專案的主管:「怎麼? 搬石頭的人不夠嗎? 前面不是有個村莊嗎? 裡頭人不是還不少… 你不會自己決定嗎,怎麼這種事情也要問我?」

再不然就是…
古代專案的主管:「甚麼!? 食物快見底了? 東邊不是有個小鎮? 我記得裡頭有個很大的穀倉…」

可惜美好的日子已經不復見了(?),如今做專案的我們很可能沒辦法直接從村外拉人加入。 表面上的理由是因為我們是個遵守法令顧慮人權的好公司。 但檯面下沒這麼做的理由…其實是拉來了恐怕也沒用… 路上的行人就算我們偷偷的把他綁了來,恐怕他也沒辦法參與目前大部分需要知識與經驗的專案工作。 畢竟現在的專案,已悄悄的從勞力密集的工作轉成需要創意、美學、專業知識與高度腦力性質的工作。

更慘的是,我們手邊出現不知道哪個害人的傢伙發明被稱為電腦、電話、手機、或印表機等東西。 這些東西把我們的客戶跟老闆的心養肥了,每月每週問我們進度,要我們交報告的已經算客氣了,甚至還有直接裝個WEBCAM希望隨時能掌握進度的。 (註,碰過一工程公司想在工地架設Camera以便老闆心血來潮時可以上網看看工地風光)

誰能說這不是個史無前例的黑暗時代呢?
但對主管來說,想更快知道專案狀態或許並不是無理蠻橫的要求。

畢竟對他們來說,資源不再像古代那樣隨處可得,金錢米糧也不是靠打劫村莊或是搶搶穀倉就可以獲得。 資源的調度需要預先規劃;因此如何「了解現狀」以便妥善規劃、並管理日益複雜的專案資源變成大家戒慎恐懼想克服的困難。

如果我們每次只進行一個專案那還好,只需要關注這次需要哪些專門人員,並視狀況招募或培育。 但當公司規模成長並跨足多個市場時,同時間很可能會有好幾個案子正同時進行,且有好幾個案子還在規劃但將陸續開始進行。

所以主管可能老是得問自己:「目前我們是否有足夠的資深的設計人員?」、「 足夠的程式設計師? 足夠的…..?」
「這些人員到底在做甚麼事情?」、「 這些人已經完成了哪些事?」
「我們這一年需要多少人、下年度如果新起動三個案子,會不會人員不夠?」
「是要預先招募? 預先做內部教育訓練? 還是乾脆延後展開這些新案子?」
「哪樣的抉擇對專案最好?」
「哪樣的抉擇對團隊最好?」
「尤其怎麼才能讓公司的利益達到最佳化?」

嚴格來說,這些資訊其實也不是多難以取得,只是過程往往充滿了痛苦。 必須要有人收集資料、有人整理資料、要有人統計數據並做成報表。 這往往意味著是在一堆Word、或EXCEL檔案中整理半天。 可是負責整理的人未必知道專案全貌,以致於常有疏漏或是謬誤;加上整理曠日廢時,最終產出可能總是延遲半個一個月。

找個很清楚專案全貌的人來整理又如何呢? 這也未必可行,因為知道專案全貌的人恐怕沒這麼多時間整理數據。 以致於這變成一個可怕又讓人痛苦的日常行政工作。  而整個專案進行中,需要用來輔助決策的資訊,通常還不單僅是資源(人力)狀態,也包含專案全貌的了解、包含:時程狀態、進度、風險、變更影響、承包商狀態、實際產出監控等等的所有控制。

我們先不談資料怎麼收集,但若這些資料能妥當的存在在每個管理者眼前。 大家就可以更容易預先規劃資源調度、調整、招募、及培訓。

以下圖為例,展示了特定職能(如Senior Designer)在不同專案不同時間段的投入時間,讓主管可以掌握到底人力都用到哪裡去了(及接下來有怎麼樣的需求)。


(上圖,紅線表示不同時間段中此職能相關的所有人工作時數上限、不同顏色的堆疊方塊則代表在該時段中不同專案的投入比例)

除了這兩張圖以外,當然還有各式各樣對管理專案有幫助的報表、方法、與技術,我也將陸續在日後的文章中與各位一起分享。

 

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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